Was gehört auf eine Rechnung? Die vollständige Checkliste für 2026
Fehlende Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug kosten. Wir zeigen Ihnen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben — mit Sonderfällen für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen.
Warum Pflichtangaben so wichtig sind
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung — sie ist ein steuerliches Dokument. Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG) schreibt genau vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug verweigern. Das bedeutet: Ihr Kunde zahlt die Umsatzsteuer, kann sie aber nicht geltend machen. Im B2B-Geschäft ist das ein ernstes Problem — und ein Grund, warum professionelle Kunden fehlerhafte Rechnungen zurückweisen und eine Korrektur verlangen.
Die 10 Pflichtangaben auf jeder Rechnung
Jede Rechnung über 250 Euro brutto muss folgende Angaben enthalten: Erstens den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers — also Ihren Firmennamen und Ihre Geschäftsadresse. Zweitens den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers — Ihres Kunden. Drittens Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Viertens das Ausstellungsdatum der Rechnung. Fünftens eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. Sechstens die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der Dienstleistung. Siebtens den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Achtens das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag). Neuntens den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Steuerbetrag. Zehntens einen Hinweis auf Steuerbefreiungen, sofern zutreffend.
Sonderfall: Kleinunternehmerrechnung
Wenn Sie Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind, gelten vereinfachte Regeln. Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auf der Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung anbringen. Ein typischer Formulierungsvorschlag lautet: 'Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.' Alle anderen Pflichtangaben gelten unverändert. Ein häufiger Fehler: Kleinunternehmer weisen trotzdem Umsatzsteuer aus. In diesem Fall schulden sie den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt — auch wenn sie ihn gar nicht hätten erheben müssen.
Achtung: Wenn Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweisen, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Prüfen Sie jede Rechnung sorgfältig.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV). Es genügen der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Der Name des Empfängers, eine Rechnungsnummer und die separate Aufschlüsselung von Netto und Steuer sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich — aber natürlich auch nicht verboten.
Die 5 häufigsten Fehler auf Rechnungen
In unserer Praxis sehen wir immer wieder dieselben Fehler. Erstens: Fehlender Leistungszeitraum. Viele Rechnungen enthalten kein Liefer- oder Leistungsdatum. Ein einfacher Hinweis wie 'Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum' reicht aus, wenn beides identisch ist. Zweitens: Lücken in der Rechnungsnummer. Die Nummern müssen nicht lückenlos sein — aber das Finanzamt hakt nach, wenn die Nummer 1001 auf 1005 springt. Drittens: Falsche oder fehlende Steuernummer. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre hinterlegte Steuernummer aktuell ist. Viertens: Unvollständige Leistungsbeschreibung. 'Diverse Arbeiten' reicht nicht. Beschreiben Sie die Leistung so konkret, dass ein Dritter sie nachvollziehen kann. Fünftens: Fehlende Empfängeradresse bei B2B-Rechnungen. Eine Rechnung an 'Firma Müller' ohne Anschrift ist formell unvollständig.
Tipp: Majestic prüft alle Pflichtangaben automatisch und warnt Sie vor dem Erstellen, wenn etwas fehlt. So gehen keine unvollständigen Rechnungen raus.
Aufbewahrungspflichten
Rechnungen — sowohl ausgestellte als auch empfangene — müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2036 aufbewahrt werden. Bei elektronischen Rechnungen muss das Original in elektronischer Form gespeichert werden — ein Ausdruck reicht nicht. Majestic archiviert alle Rechnungen automatisch revisionssicher und GoBD-konform, sodass Sie sich um die Aufbewahrung nicht kümmern müssen.
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