Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: So rechnen Sie größere Projekte richtig ab
Bei Projekten, die sich über Wochen oder Monate ziehen, sichern Abschlagszahlungen Ihre Liquidität. Wir erklären, wie es richtig geht.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung (auch Akonto-Rechnung) fordert eine Teilzahlung für eine noch nicht vollständig erbrachte Leistung. Sie wird typischerweise bei Projekten eingesetzt, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken — etwa bei einer umfangreichen Gartengestaltung, einem Neubau-Außengelände oder einem mehrmonatigen Pflegevertrag mit Anfangsinvestition. Der entscheidende Unterschied zur Teilrechnung: Die Abschlagsrechnung bezieht sich auf den Gesamtauftrag, nicht auf eine konkret abgeschlossene Teilleistung. Sie ist gewissermaßen eine Anzahlung auf die Gesamtleistung.
Wann dürfen Sie Abschlagsrechnungen stellen?
Im Werkvertragsrecht (§ 632a BGB) haben Sie als Unternehmer grundsätzlich einen Anspruch auf Abschlagszahlungen für bereits erbrachte vertragsgemäße Leistungen. In der VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) ist dieses Recht sogar ausdrücklich geregelt. In der Praxis empfiehlt es sich, die Abschlagszahlungen bereits im Angebot oder Vertrag zu vereinbaren — etwa: '30 % bei Auftragserteilung, 30 % bei Abschluss der Erdarbeiten, 30 % bei Abschluss der Pflanzarbeiten, 10 % nach Abnahme.' So sind beide Seiten von Anfang an im Klaren.
Steuerliche Besonderheiten bei Abschlagsrechnungen
Bei Abschlagsrechnungen wird die Umsatzsteuer sofort fällig — nicht erst bei Abschluss des Gesamtprojekts. Das bedeutet: Sie müssen die Umsatzsteuer auf den Abschlagsbetrag in der entsprechenden Umsatzsteuer-Voranmeldung anmelden und abführen. Auf der Rechnung müssen Sie den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag korrekt ausweisen. Verwenden Sie die Formulierung 'Abschlagsrechnung' oder 'Anzahlungsrechnung', damit das Finanzamt und Ihr Steuerberater die Rechnung korrekt zuordnen können.
Achtung Kleinunternehmer: Auch als Kleinunternehmer müssen Abschlagsrechnungen korrekt gekennzeichnet sein. Obwohl Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie auf den Zusammenhang mit dem Gesamtauftrag hinweisen.
Die Schlussrechnung: Alles zusammenführen
Nach Abschluss des Projekts erstellen Sie die Schlussrechnung. Diese enthält den gesamten Leistungsumfang und den Gesamtbetrag — abzüglich der bereits gezahlten Abschläge. Die Schlussrechnung muss alle vorherigen Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum und Betrag aufführen und die geleisteten Zahlungen abziehen. Der verbleibende Restbetrag ist der offene Rechnungsbetrag. Erst mit der Schlussrechnung wird die Leistung endgültig abgerechnet. Die Abschlagsrechnungen werden damit automatisch 'aufgelöst' — sie sind steuerlich in der Schlussrechnung enthalten.
Häufige Fehler bei Abschlags- und Schlussrechnungen
Der häufigste Fehler: Die Schlussrechnung vergessen. Manche Betriebe stellen drei Abschlagsrechnungen und dann nie eine Schlussrechnung. Das ist steuerlich problematisch und kann bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen. Zweiter Fehler: In der Schlussrechnung werden die Abschläge nicht aufgeführt. Ohne expliziten Verweis auf die Abschlagsrechnungen ist unklar, ob die Gesamtsumme bereits teilweise bezahlt wurde. Dritter Fehler: Die Umsatzsteuer wird in der Schlussrechnung auf den Gesamtbetrag berechnet, ohne die bereits in den Abschlagsrechnungen abgeführte Steuer zu berücksichtigen. Das führt zu einer Doppelbesteuerung.
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