Recht & Pflichten

Mahnung schreiben: Ablauf, Fristen und Vorlagen für Handwerker

Ein offener Posten ist kein verlorenes Geld — wenn Sie richtig mahnen. So bauen Sie ein systematisches Mahnwesen auf, das wirkt und gleichzeitig professionell bleibt.

Majestic Software Solutions

15. Mai 2026

7 Min. Lesezeit

Wann beginnt der Zahlungsverzug?

Ein Kunde befindet sich grundsätzlich in Verzug, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist und er trotzdem nicht gezahlt hat. Wenn Sie auf Ihrer Rechnung ein Zahlungsziel (z. B. 'Zahlbar innerhalb von 14 Tagen') vermerkt haben, beginnt der Verzug automatisch nach Ablauf dieser Frist — Sie müssen nicht einmal mahnen. Bei Geschäftskunden (B2B) gilt zusätzlich die gesetzliche 30-Tage-Frist nach § 286 Abs. 3 BGB: Spätestens 30 Tage nach Rechnungserhalt ist auch ohne ausdrückliches Zahlungsziel automatisch Verzug eingetreten. Bei Privatkunden müssen Sie auf diese 30-Tage-Regel ausdrücklich hinweisen, damit sie greift.

Wichtig: Auch wenn der Verzug automatisch eintritt, ist eine Mahnung in der Praxis sinnvoll. Viele Kunden vergessen Rechnungen einfach. Eine freundliche Erinnerung führt häufig schon zur Zahlung — ohne Streit und ohne Anwalt.

Brauche ich wirklich drei Mahnstufen?

Ein weitverbreiteter Mythos: 'Erst nach der dritten Mahnung darf ich rechtliche Schritte einleiten.' Das ist falsch. Rein rechtlich reicht eine einzige Mahnung (oder der automatische Verzug nach 30 Tagen). Trotzdem hat sich in der Praxis das dreistufige Modell bewährt — nicht aus rechtlichen Gründen, sondern aus Kundenfreundlichkeit. Eine sanfte erste Erinnerung, eine deutliche zweite Mahnung und eine letzte Ankündigung vor dem gerichtlichen Mahnverfahren geben dem Kunden mehrere Chancen und schützen Ihre Kundenbeziehung.

Vorlage Mahnstufe 1: Zahlungserinnerung

Die erste Mahnung sollte freundlich und neutral klingen. Sie unterstellt dem Kunden, dass die Zahlung schlicht vergessen wurde. Beispieltext: 'Sehr geehrte/r [Name], möglicherweise haben Sie unsere Rechnung Nr. [X] vom [Datum] über [Betrag] € übersehen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum [Datum + 7 Tage] auf das unten genannte Konto zu überweisen. Sollte sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung überschnitten haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen, [Ihre Firma]'.

Vorlage Mahnstufe 2: Erste Mahnung

Die zweite Stufe wird deutlich, bleibt aber professionell. Hier dürfen Sie erstmals Mahngebühren und Verzugszinsen ankündigen. Beispieltext: 'Sehr geehrte/r [Name], trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist der Betrag in Höhe von [X] € für die Rechnung Nr. [Y] noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Frist bis zum [Datum + 7 Tage]. Bei nicht fristgerechter Zahlung berechnen wir Mahngebühren in Höhe von 5,00 € sowie Verzugszinsen gemäß § 288 BGB. Mit freundlichen Grüßen, [Ihre Firma]'.

Vorlage Mahnstufe 3: Letzte Mahnung

Die dritte Mahnung ist die letzte außergerichtliche Stufe. Sie kündigt konkret den nächsten Schritt an. Beispieltext: 'Sehr geehrte/r [Name], leider ist auch unsere Mahnung vom [Datum] erfolglos geblieben. Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den Gesamtbetrag von [X] € inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen bis spätestens [Datum + 7 Tage] zu begleichen. Andernfalls leiten wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren ein. Mit freundlichen Grüßen, [Ihre Firma]'.

Was darf ich an Gebühren und Zinsen verlangen?

Die Mahngebühr darf nur tatsächlich entstandene Kosten ersetzen — typischerweise 2,50 bis 5,00 Euro pro Mahnung. Pauschalen von 10 oder 15 Euro sind gerichtlich oft beanstandet worden. Verzugszinsen sind klar geregelt: Bei B2B-Geschäften 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Privatkunden 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (Stand 2026). Zusätzlich dürfen Sie bei B2B-Forderungen eine Verzugspauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB geltend machen — pro offener Rechnung. Diese Pauschale ersetzt aber keine Anwaltskosten, sondern wird angerechnet.

Wann lohnt sich das gerichtliche Mahnverfahren?

Das gerichtliche Mahnverfahren ist günstig (Gebühren ab 36 Euro), schnell und unbürokratisch — Sie brauchen keinen Anwalt. Es lohnt sich, wenn die Forderung unstrittig ist, der Schuldner aber einfach nicht zahlt. Über das Portal www.online-mahnantrag.de können Sie den Antrag in 15 Minuten online stellen. Wenn der Schuldner nicht widerspricht, erhalten Sie nach wenigen Wochen einen Vollstreckungsbescheid und können einen Gerichtsvollzieher beauftragen. Bei strittigen Forderungen (z. B. Mängelrügen) ist eine direkte Klage oft sinnvoller — hier sollten Sie anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen.

Mahnwesen automatisieren mit Majestic

Ein professionelles Mahnwesen scheitert in der Praxis fast immer an einem Problem: Es kostet zu viel Zeit. Wer hat schon Lust, jeden Freitagabend die offenen Rechnungen durchzugehen und Mahnungen zu tippen? Majestic übernimmt das für Sie. Das System erkennt automatisch fällige Rechnungen, schlägt die passende Mahnstufe vor und erstellt die Mahnung mit einem Klick — inklusive korrekter Gebühren, Verzugszinsen und Pflichthinweise. Sie sehen jederzeit auf einen Blick, welche Kunden im Verzug sind, wie hoch die offenen Forderungen insgesamt sind und welche nächste Aktion ansteht.

Tipp: In Majestic können Sie Mahnstufen individuell anpassen — vom freundlichen Erinnerungston bis zur deutlichen letzten Mahnung. Testen Sie es 3 Tage kostenlos und holen Sie sich Ihr Geld zurück, das schon viel zu lange offen ist.

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