Recht & Pflichten

E-Rechnung ab 2025: Was Handwerks- und GaLaBau-Betriebe jetzt wissen müssen

Praxis-Artikel speziell für Handwerk und GaLaBau: Abschlagsrechnungen, Bauleistungen und EU-Pflanzenpässe unter der neuen E-Rechnungspflicht. Den allgemeinen Leitfaden zu Fristen und Formaten finden Sie unter /e-rechnung-pflicht.

Majestic Software GbR

15. März 2026

14 Min. Lesezeit

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Der Gesetzgeber versteht darunter eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine automatische und maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Konkret bedeutet das: Die Rechnungsdaten liegen in einem XML-Format vor, das von Buchhaltungssoftware direkt eingelesen und verarbeitet werden kann — ohne manuelles Abtippen. Die beiden in Deutschland gängigen Formate sind XRechnung (reines XML nach dem Standard UBL 2.1 oder CII) und ZUGFeRD (ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz). Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EN 16931. Eine eingescannte Papierrechnung, ein einfaches PDF oder eine Word-Datei gelten ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes — auch dann nicht, wenn sie per E-Mail versendet werden. Die gesetzliche Grundlage bildet §14 UStG in der durch das Wachstumschancengesetz geänderten Fassung.

Der Zeitplan: Wann gilt was?

Das Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) hat einen klaren Stufenplan für die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich festgelegt. Die Umsetzung erfolgt in drei Phasen: Phase 1 — seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland — unabhängig von Größe, Rechtsform oder Branche — müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür aus, solange die XML-Datei gespeichert und archiviert werden kann. Phase 2 — bis 31. Dezember 2026: Für den Versand von Rechnungen gilt eine Übergangsfrist. Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 entfällt diese generelle Übergangsfrist. Phase 3 — ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen erhalten eine weitere Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht ausnahmslos für alle B2B-Rechnungen in Deutschland. Auch EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) bleiben nur dann zulässig, wenn sie die EN 16931 vollständig abbilden.

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025 für alle Unternehmen — auch für Einzelunternehmer, Kleinunternehmer nach §19 UStG und GbRs. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung sendet, müssen Sie diese verarbeiten können. Es gibt keine Größengrenze und keine Branchenausnahme.

Welche Rechnungen sind betroffen — und welche nicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), bei denen sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Nicht betroffen sind: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Versicherungsleistungen, Vermietung), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) und Fahrausweise. Für grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU gelten gesonderte Regelungen, die durch das EU-weite ViDA-Projekt (VAT in the Digital Age) ab 2028 schrittweise eingeführt werden. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber unterliegen bereits seit 2020 der E-Rechnungspflicht über die Plattform des Bundes (ZRE/OZG-RE) und verlangen das Format XRechnung mit Angabe der Leitweg-ID.

Praxistipp: Auch wenn Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ausgenommen sind, empfiehlt es sich, alle Rechnungen einheitlich als E-Rechnung zu erstellen. Das vereinfacht die Buchhaltung und vermeidet Fehler bei der Abgrenzung.

Was bedeutet das für GaLaBau- und Handwerksbetriebe?

Viele Betriebe im Garten- und Landschaftsbau, in der Gebäudereinigung, im Malerhandwerk oder im SHK-Bereich arbeiten noch mit Papierrechnungen, Word-Vorlagen oder einfachen PDF-Rechnungen. Das wird zunehmend problematisch — aus mehreren Gründen. Erstens verlangen immer mehr Auftraggeber E-Rechnungen. Kommunen, Wohnungsbaugesellschaften, Hausverwaltungen und größere Generalunternehmer setzen zunehmend auf digitale Rechnungsverarbeitung. Wer keine E-Rechnung liefern kann, riskiert Zahlungsverzögerungen oder wird bei der Auftragsvergabe benachteiligt. Zweitens drohen ab 2028 steuerliche Konsequenzen. Wenn eine Rechnung nicht im vorgeschriebenen E-Rechnungsformat vorliegt, kann der Empfänger den Vorsteuerabzug verlieren. Das bedeutet: Ihr Kunde zahlt 19 % mehr — oder verlangt von Ihnen eine korrekte Rechnung. Drittens betrifft die Pflicht auch Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen, die im Bau- und GaLaBau-Bereich an der Tagesordnung sind. Jede einzelne Teilrechnung muss den Anforderungen genügen. Gerade bei Projekten mit mehreren Abschlagszahlungen entsteht erheblicher Aufwand, wenn die Software nicht darauf vorbereitet ist.

Konsequenzen bei Verstößen: Was passiert, wenn Sie nicht umstellen?

Die steuerlichen und wirtschaftlichen Folgen einer Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht können erheblich sein. Vorsteuerabzug gefährdet: Rechnungen, die nicht den formalen Anforderungen entsprechen, berechtigen den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug (§15 Abs. 1 UStG). Das kann für Ihren Kunden einen finanziellen Nachteil von 19 % des Rechnungsbetrags bedeuten. In der Praxis führt das dazu, dass Kunden fehlerhafte Rechnungen zurückweisen und eine Neuausstellung verlangen — was den Zahlungseingang verzögert. Betriebsprüfung: Bei einer Betriebsprüfung achtet das Finanzamt zunehmend auf die Einhaltung der E-Rechnungspflicht. Systematische Verstöße können als Buchführungsmangel gewertet werden und im Extremfall zu einer Schätzung führen. Wettbewerbsnachteil: Auftraggeber, die ihre Buchhaltung bereits digitalisiert haben, bevorzugen Lieferanten mit E-Rechnungsfähigkeit. Wer hier nicht mitzieht, verliert Aufträge an die Konkurrenz, die den Prozess bereits beherrscht. Kein Bußgeld — noch nicht: Derzeit sieht das Gesetz kein direktes Bußgeld für das Versenden von Papierrechnungen vor. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass im Zuge des geplanten EU-weiten Meldesystems (ViDA) Sanktionsmechanismen eingeführt werden.

Auch wenn es aktuell kein Bußgeld gibt: Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden steht auf dem Spiel. Kein Kunde wird langfristig einen Lieferanten akzeptieren, der keine korrekten Rechnungen stellt.

XRechnung oder ZUGFeRD — was ist besser?

Beide Formate sind gesetzlich zulässig und erfüllen die EN 16931. Die Wahl hängt von Ihren Kunden und Ihrem Anwendungsfall ab. XRechnung ist ein reines XML-Datenformat ohne visuelle Darstellung. Es wird primär von öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder, Kommunen) verlangt und über Plattformen wie die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) oder OZG-RE-Portale der Länder eingereicht. Für die Einreichung wird eine Leitweg-ID benötigt, die der Auftraggeber bereitstellt. Vorteil: maximale Interoperabilität mit Behörden. Nachteil: ohne spezielle Software nicht menschenlesbar. ZUGFeRD (ab Version 2.0) ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Ihre Kunden können die Rechnung wie ein normales PDF öffnen, lesen und drucken — gleichzeitig ist die maschinenlesbare XML-Datei im Dokument eingebettet. ZUGFeRD wird in Frankreich unter dem Namen Factur-X verwendet und ist international anschlussfähig. Vorteil: universell einsetzbar, auch für Empfänger ohne spezielle Software. Nachteil: etwas größere Dateien. Unsere Empfehlung für Handwerksbetriebe: Verwenden Sie ZUGFeRD als Standard für alle privaten und gewerblichen Kunden. Schalten Sie auf XRechnung um, wenn ein öffentlicher Auftraggeber dies ausdrücklich verlangt. Majestic erzeugt beide Formate automatisch — Sie müssen nur die Leitweg-ID eintragen, wenn XRechnung benötigt wird.

Sonderfall Kleinunternehmer nach §19 UStG

Auch Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme. Für den Versand gelten die gleichen Übergangsfristen wie für alle anderen Unternehmen. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, entfallen die entsprechenden Pflichtangaben — der Hinweis auf §19 UStG ist jedoch weiterhin erforderlich. XRechnung und ZUGFeRD unterstützen beide den Kleinunternehmer-Status: Im XML-Datensatz wird der Steuerbetrag mit 0 Euro angegeben und der §19-Hinweis als Freitext hinterlegt.

Technische Anforderungen: Was Ihre Software können muss

Um E-Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen und zu empfangen, muss Ihre Rechnungssoftware folgende Anforderungen erfüllen: Rechnungserstellung: Die Software muss Rechnungen im Format XRechnung (UBL 2.1 oder CII) und/oder ZUGFeRD (ab Version 2.0, Profil EN16931 oder höher) erzeugen können. Die XML-Daten müssen alle Pflichtfelder der EN 16931 enthalten, darunter: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Steuernummer oder USt-IdNr., Einzelpositionen mit Menge, Einheitspreis und Steuersatz sowie Zahlungsbedingungen. Rechnungsempfang: Die Software muss eingehende E-Rechnungen im XML-Format lesen, validieren und archivieren können. Mindestanforderung ist ein E-Mail-Postfach, in dem XML-Dateien empfangen und gespeichert werden. Besser: eine Software, die XML automatisch einliest und verbucht. Archivierung: Eingehende und ausgehende E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden — das heißt revisionssicher, unveränderbar und für 10 Jahre zugänglich. Die XML-Daten sind das steuerlich relevante Dokument, nicht die PDF-Ansicht. Validierung: Vor dem Versand sollte die Software die XML-Datei gegen den EN-16931-Standard validieren. Fehlerhafte E-Rechnungen können vom Empfänger zurückgewiesen werden.

So bereiten Sie sich vor: 7 konkrete Schritte

Schritt 1 — Software prüfen: Kann Ihre aktuelle Rechnungssoftware XRechnung und ZUGFeRD erzeugen? Falls nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel. Achten Sie darauf, dass die Software beide Formate unterstützt und die EN 16931 validiert. Schritt 2 — E-Mail-Postfach einrichten: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein (z. B. rechnung@ihrefirma.de). Kommunizieren Sie diese Adresse an Ihre Lieferanten. Schritt 3 — Team informieren: Schulen Sie Mitarbeiter, die Rechnungen erstellen oder die Buchhaltung übernehmen. Erklären Sie den Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung und zeigen Sie den neuen Prozess. Schritt 4 — Steuerberater einbinden: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, in welchem Format er die Daten für die Buchhaltung und Steuererklärung benötigt. Viele Steuerberater nutzen bereits DATEV und können E-Rechnungen direkt importieren. Schritt 5 — Archivierung sicherstellen: Prüfen Sie, ob Ihre Archivierungslösung GoBD-konform ist. Die XML-Datei (nicht nur das PDF) muss 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Schritt 6 — Testrechnung senden: Erstellen Sie eine Testrechnung im E-Rechnungsformat und senden Sie diese an einen Geschäftspartner oder Ihren Steuerberater. Prüfen Sie, ob die Daten korrekt ankommen und verarbeitet werden können. Schritt 7 — Kunden informieren: Teilen Sie Ihren Kunden mit, dass Sie ab sofort E-Rechnungen versenden. Fragen Sie, ob XRechnung oder ZUGFeRD bevorzugt wird. Bei Behörden erfragen Sie die Leitweg-ID.

Beginnen Sie mit den Schritten 1 und 2 — Software und E-Mail-Postfach. Der Rest ergibt sich daraus. Wer diese beiden Punkte erledigt hat, ist bereits empfangsfähig und damit seit 2025 gesetzeskonform.

Wie Majestic Ihnen die Umstellung erleichtert

Majestic unterstützt sowohl XRechnung 3.0 als auch ZUGFeRD 2.3 ab dem ersten Tag — ohne Aufpreis und ohne zusätzliche Konfiguration. So funktioniert es in der Praxis: Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt: Kunde auswählen, Positionen eingeben, absenden. Majestic erzeugt automatisch eine ZUGFeRD-konforme PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Ihr Kunde erhält eine Rechnung, die aussieht wie immer — aber gleichzeitig maschinenlesbar ist. Für öffentliche Auftraggeber wechseln Sie mit einem Klick auf XRechnung: Tragen Sie die Leitweg-ID ein und Majestic erzeugt eine valide XRechnung im UBL-2.1-Format. Die Validierung gegen den EN-16931-Standard erfolgt automatisch vor dem Versand. Eingehende E-Rechnungen von Lieferanten können Sie direkt in Majestic importieren. Das XML wird automatisch ausgelesen und als Eingangsrechnung erfasst — mit Lieferantenzuordnung, Positionsübernahme und Archivierung. Alle Rechnungen werden GoBD-konform im Archiv gespeichert. Der DATEV-Export (SKR03) ermöglicht die nahtlose Übergabe an Ihren Steuerberater.

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Checkliste: Ist Ihr Betrieb bereit für die E-Rechnung?

Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihren aktuellen Stand zu prüfen: ✓ E-Mail-Postfach für Rechnungsempfang eingerichtet ✓ Rechnungssoftware unterstützt XRechnung und/oder ZUGFeRD ✓ Testrechnung erfolgreich versendet und empfangen ✓ Archivierung ist GoBD-konform (XML + PDF, 10 Jahre) ✓ Team über neue Anforderungen informiert ✓ Steuerberater über Format und Export-Möglichkeiten informiert ✓ Kunden über E-Rechnungsbereitschaft informiert ✓ Leitweg-IDs für Behördenaufträge erfasst Wenn Sie alle Punkte abhaken können, sind Sie vollständig vorbereitet. Wenn nicht, beginnen Sie mit der Software — der Rest folgt daraus.

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