E-Rechnung ab 2025: Was Handwerks- und GaLaBau-Betriebe jetzt wissen müssen
Die E-Rechnungspflicht kommt — auch für kleine Betriebe. Wir erklären, was sich ändert, welche Fristen gelten und wie Sie sich vorbereiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Der Gesetzgeber versteht darunter eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Die beiden in Deutschland gängigen Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Eine eingescannte Papierrechnung oder ein einfaches PDF gelten ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Der Zeitplan: Wann gilt was?
Das Wachstumschancengesetz hat einen klaren Stufenplan festgelegt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen — unabhängig von ihrer Größe — in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden. Ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen alle B2B-Rechnungen im E-Rechnungsformat erstellt und versendet werden.
Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025 für alle Unternehmen — auch für Einzelunternehmer, Kleinunternehmer und GbRs. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung sendet, müssen Sie diese verarbeiten können.
Was bedeutet das für GaLaBau- und Handwerksbetriebe?
Viele Betriebe im Garten- und Landschaftsbau, in der Gebäudereinigung oder im Malerhandwerk arbeiten noch mit Papierrechnungen oder einfachen Word-Vorlagen. Das wird zunehmend problematisch. Zum einen verlangen immer mehr Auftraggeber — insbesondere Kommunen, Wohnungsbaugesellschaften und größere Unternehmen — bereits heute E-Rechnungen. Zum anderen drohen ab 2028 steuerliche Nachteile, wenn Rechnungen nicht im korrekten Format vorliegen. Der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, wenn die formalen Anforderungen nicht erfüllt werden.
XRechnung oder ZUGFeRD — was ist besser?
Für die meisten Handwerksbetriebe empfehlen wir ZUGFeRD. Der Grund: ZUGFeRD-Rechnungen sehen aus wie eine normale PDF-Rechnung und können von jedem Empfänger geöffnet werden — gleichzeitig enthalten sie alle maschinenlesbaren Daten. Ihre Kunden, die noch nicht digital aufgestellt sind, können die Rechnung ganz normal lesen. Kunden mit Buchhaltungssoftware importieren die Daten automatisch. XRechnung ist dagegen ein reines Datenformat ohne visuelle Darstellung und wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt. Wenn Sie an Kommunen oder Landesbehörden fakturieren, benötigen Sie XRechnung.
So bereiten Sie sich vor: 5 konkrete Schritte
Erstens: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen und empfangen kann. Falls nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel. Zweitens: Informieren Sie Ihr Team über die neuen Anforderungen — insbesondere Mitarbeiter, die Rechnungen erstellen oder die Buchhaltung übernehmen. Drittens: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Umstellung und klären Sie, in welchem Format er die Daten benötigt. Viertens: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein (z. B. rechnung@ihrefirma.de). Fünftens: Testen Sie den Prozess mit einer Testrechnung, bevor es ernst wird.
Wie Majestic Ihnen die Umstellung erleichtert
Majestic unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD ab dem ersten Tag. Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt — das Format wird automatisch im Hintergrund erzeugt. Für öffentliche Auftraggeber tragen Sie einfach die Leitweg-ID ein. Für alle anderen Kunden empfiehlt sich ZUGFeRD: Ihre Rechnung sieht aus wie immer, ist aber gleichzeitig maschinenlesbar. Die Umstellung passiert nahtlos, ohne dass Sie Ihren Arbeitsablauf ändern müssen.
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