Wann darf ich mahnen?
Zahlungsverzug entsteht nach \u00A7286 BGB, sobald der Schuldner trotz F\u00E4lligkeit und Mahnung nicht zahlt. Bei Gesch\u00E4ftskunden (B2B) tritt der Verzug automatisch 30 Tage nach F\u00E4lligkeit und Rechnungszugang ein \u2014 ohne gesonderte Mahnung.
Automatischer Verzug 30 Tage nach F\u00E4lligkeit und Rechnungszugang (\u00A7286 Abs. 3 BGB).
Verzug erst nach Mahnung oder 30 Tage nach Zugang der Rechnung mit ausdr\u00FCcklichem Verzugshinweis.
Wurde ein konkretes Zahlungsziel vereinbart, beginnt der Verzug am Tag nach dessen Ablauf.
Mehr zum Thema: Ihre Rechte bei Zahlungsverzug als Handwerker
Das 3-Stufen-Mahnverfahren
Von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung \u2014 so steigern Sie den Druck schrittweise und bleiben trotzdem professionell.
Zahlungserinnerung
Frist: 7–14 Tage nach Fälligkeit
Tonfall: Freundlich, sachlich. Vielleicht wurde die Rechnung übersehen.
1. Mahnung
Frist: 14 Tage nach Zahlungserinnerung
Tonfall: Bestimmt, aber höflich. Hinweis auf Verzugszinsen.
2. Mahnung
Frist: 14 Tage nach 1. Mahnung
Tonfall: Deutlich. Fristsetzung und Hinweis auf rechtliche Schritte.
Letzte Mahnung
Frist: 7–10 Tage nach 2. Mahnung
Tonfall: Letzte Frist. Androhung gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso.
Pflichtangaben einer Mahnung
Damit Ihre Mahnung rechtlich einwandfrei ist, sollten diese Angaben nicht fehlen.
Rechnungsnummer & -datum
Eindeutige Zuordnung zur ursprünglichen Rechnung.
Offener Betrag
Nettobetrag, USt. und Bruttobetrag — ggf. mit Verzugszinsen.
Neue Zahlungsfrist
Konkretes Datum, nicht „umgehend“ oder „sofort“.
Verzugszinsen-Hinweis
Höhe und Berechnungsgrundlage gemäß §288 BGB.
Verzugszinsen berechnen
Ab Verzugseintritt d\u00FCrfen Sie Zinsen verlangen. Die H\u00F6he richtet sich nach \u00A7288 BGB:
Basiszins + 5 Prozentpunkte
Basiszins + 9 Prozentpunkte
Formel: Offener Betrag \u00D7 (Basiszins + Aufschlag) \u00F7 100 \u00F7 365 \u00D7 Verzugstage. Der Basiszins wird halbj\u00E4hrlich von der Deutschen Bundesbank ver\u00F6ffentlicht.
Muster: Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung \u2014 Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum]
Sehr geehrte/r [Name],
bei der Pr\u00FCfung unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen, dass die oben genannte Rechnung \u00FCber [Betrag] \u20AC noch nicht beglichen wurde. Das Zahlungsziel war der [F\u00E4lligkeitsdatum].
Sicherlich handelt es sich um ein Versehen. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf unser Konto zu \u00FCberweisen.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben \u00FCberschneiden, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Gr\u00FC\u00DFen
[Ihr Name / Firma]
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Muster: Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung \u2014 Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum]
Sehr geehrte/r [Name],
trotz unserer bisherigen Zahlungserinnerungen ist die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] \u00FCber [Betrag] \u20AC weiterhin offen. Seit dem [Verzugsbeginn] befinden Sie sich in Zahlungsverzug.
Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den Gesamtbetrag von [Betrag inkl. Verzugszinsen] \u20AC (offener Rechnungsbetrag zzgl. Verzugszinsen gem. \u00A7288 BGB) bis sp\u00E4testens zum [Datum] zu begleichen.
Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, sehen wir uns gezwungen, ohne weitere Ank\u00FCndigung rechtliche Schritte einzuleiten. Dies kann ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens umfassen. Die daraus entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.
Mit freundlichen Gr\u00FC\u00DFen
[Ihr Name / Firma]
Weitere Vorlagen: Mahnung schreiben: Vorlagen f\u00FCr Handwerksbetriebe
H\u00E4ufige Fehler beim Mahnen
Diese Fehler kosten Zeit, Geld und Nerven \u2014 und lassen sich leicht vermeiden.
Zu spät mahnen
Jeder Tag ohne Mahnung ist ein Tag ohne Druck. Mahnen Sie spätestens 7 Tage nach Fälligkeit.
Zu aggressiver Ton
Drohungen oder Beleidigungen schaden der Geschäftsbeziehung und sind rechtlich angreifbar. Bleiben Sie sachlich.
Falsche Beträge
Falsch berechnete Verzugszinsen oder übernommene Tippfehler aus der Rechnung machen die Mahnung anfechtbar.
Keine Dokumentation
Ohne lückenlose Dokumentation (Datum, Inhalt, Zustellung) fehlt Ihnen im Streitfall der Nachweis.
H\u00E4ufige Fragen zum Mahnung schreiben
Muss ich vor dem Mahnbescheid mahnen?
Nein. Ein gerichtlicher Mahnbescheid setzt keine vorherige Mahnung voraus. In der Praxis empfiehlt sich aber mindestens eine Zahlungserinnerung, um die Geschäftsbeziehung zu erhalten und unnötige Gerichtskosten zu vermeiden.
Wie hoch dürfen Mahnkosten sein?
Mahnkosten müssen angemessen sein. Gerichte akzeptieren in der Regel 2,50–5,00 € pro Mahnung. Höhere Pauschalen (z. B. 15 €) werden häufig als unzulässig eingestuft, sofern kein tatsächlicher Mehraufwand nachgewiesen wird.
Wann beginnt der Zahlungsverzug?
Bei Verbrauchern (B2C) nach Zugang einer Mahnung oder 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung mit Verzugshinweis. Bei Unternehmern (B2B) automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang gemäß §286 Abs. 3 BGB.
Kann ich Mahnungen per E-Mail schicken?
Ja. Mahnungen per E-Mail sind rechtlich wirksam. Für den Nachweis empfiehlt sich eine Lesebestätigung oder ein Sendungsprotokoll. Bei der letzten Mahnung vor rechtlichen Schritten ist ein Einschreiben sicherer.
Was kommt nach der letzten Mahnung?
Nach der letzten Mahnung können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren beim zuständigen Amtsgericht einleiten, ein Inkassounternehmen beauftragen oder einen Rechtsanwalt mit der Forderungsbeitreibung betrauen.
Muss ich Verzugszinsen berechnen?
Sie müssen nicht, dürfen aber. Ab Verzugseintritt haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über Basiszins bei Verbrauchern (B2C) und 9 Prozentpunkte über Basiszins bei Unternehmen (B2B) gemäß §288 BGB.