Ratgeber
Schlussrechnung erstellen: Anleitung, Pflichtangaben & Muster (2026)
Wer Abschlagsrechnungen stellt, braucht am Ende eine Schlussrechnung. Erfahren Sie, welche Pflichtangaben gelten, wie die MwSt korrekt verrechnet wird und welche Fehler Sie vermeiden müssen — besonders im Handwerk und GaLaBau.
Was ist eine Schlussrechnung?
Die Schlussrechnung (auch Endrechnung) ist die abschließende Rechnung nach Abschluss eines Auftrags, für den zuvor Abschlagsrechnungen gestellt wurden. Sie weist den Gesamtbetrag der Leistung aus und verrechnet alle bereits geleisteten Abschlagszahlungen. Der Kunde zahlt nur den verbleibenden Restbetrag.
Rechtliche Grundlage ist §14 UStG für die allgemeinen Rechnungspflichten sowie §13 Abs. 1 Nr. 1a UStG für den Entstehungszeitpunkt der Umsatzsteuer. Im Bauwesen regelt die VOB/B (§14) zusätzlich Fristen und Formalien.
Wichtig: Eine Abschlagsrechnung ist eine Anzahlungsrechnung für Teilleistungen. Die Schlussrechnung hingegen rechnet die gesamte Leistung ab und löst die Abschlagsrechnungen umsatzsteuerlich auf.
Schlussrechnung vs. Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung
Drei Rechnungsarten, die oft verwechselt werden — hier die Unterschiede auf einen Blick.
| Kriterium | Abschlagsrechnung | Teilrechnung | Schlussrechnung |
|---|---|---|---|
| Bezieht sich auf | Vereinbarte Teilzahlung | Abgeschlossene Teilleistung | Gesamte Leistung |
| Leistung erbracht? | Nicht zwingend | Ja (Teilleistung) | Ja (vollständig) |
| USt-Entstehung | Bei Zahlung | Bei Teilleistung | Bei Gesamtleistung |
| Verrechnung nötig? | Nein | Nein | Ja — alle Abschläge |
| Typisch für | Handwerk, Bau | Bauträger, Projekte | Abschluss nach Abschlägen |
Pflichtangaben der Schlussrechnung
Neben den allgemeinen Pflichtangaben nach §14 UStG muss die Schlussrechnung zusätzlich enthalten:
Vollständige Leistungsbeschreibung
Die gesamte erbrachte Leistung mit Positionen, Mengen und Einzelpreisen — nicht nur der Restbetrag.
Auflistung aller Abschlagsrechnungen
Jede Abschlagsrechnung mit Rechnungsnummer, Datum und Nettobetrag. Ohne diese Liste fehlt die Nachvollziehbarkeit.
Verrechnung der Abschlagszahlungen
Die Summe der erhaltenen Abschlagszahlungen wird vom Gesamtbetrag (netto) abgezogen. Der Restbetrag ist klar ersichtlich.
Korrekte MwSt-Berechnung
USt auf den Gesamtbetrag berechnen, dann die in Abschlagsrechnungen bereits ausgewiesene USt abziehen. Nur die Differenz wird zusätzlich fällig.
So erstellen Sie eine Schlussrechnung — Schritt für Schritt
In 5 Schritten zur korrekten Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen.
Gesamtleistung dokumentieren
Listen Sie alle erbrachten Leistungen vollständig auf — mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Grundlage ist der Vertrag oder das Angebot.
Abschlagsrechnungen auflisten
Führen Sie jede bisherige Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum und Nettobetrag auf. So kann Ihr Kunde die Verrechnung nachvollziehen.
Erhaltene Zahlungen verrechnen
Ziehen Sie alle bereits erhaltenen Abschlagszahlungen (netto) vom Gesamtbetrag ab. Der Differenzbetrag ist der offene Restbetrag.
Umsatzsteuer korrekt berechnen
Berechnen Sie die MwSt auf den Gesamtbetrag (nicht auf den Restbetrag). Ziehen Sie dann die bereits in Abschlagsrechnungen ausgewiesene MwSt ab.
Restbetrag ausweisen und versenden
Der Restbetrag (netto + verbleibende MwSt) ist die tatsächliche Zahlung. Prüfen Sie alle Angaben, exportieren Sie als PDF und versenden Sie die Rechnung.
Umsatzsteuer bei der Schlussrechnung
Die korrekte MwSt-Berechnung ist der häufigste Stolperstein. So funktioniert es:
Beispiel: Gesamtauftrag 10.000 € netto, zwei Abschlagsrechnungen à 3.000 € netto (je 570 € MwSt bei 19 %).
Gesamtbetrag netto: 10.000 €
MwSt auf Gesamtbetrag (19 %): 1.900 €
Bereits gezahlte Abschläge (netto): 2 × 3.000 € = 6.000 €
Bereits abgeführte MwSt: 2 × 570 € = 1.140 €
Restbetrag: 4.000 € netto + 760 € MwSt = 4.760 € brutto
Achtung: Berechnen Sie die MwSt niemals nur auf den Restbetrag. Die USt muss immer auf die Gesamtleistung berechnet und dann mit der bereits ausgewiesenen USt verrechnet werden — sonst droht doppelte Besteuerung.
Häufige Fehler bei der Schlussrechnung
Diese Fehler kosten Zeit und Geld — und lassen sich leicht vermeiden.
Schlussrechnung fehlt komplett
Ohne Schlussrechnung bleibt die Umsatzsteuer aus den Abschlagsrechnungen dauerhaft geschuldet. Das Finanzamt kann doppelte MwSt fordern.
Abschlagszahlungen nicht aufgelistet
Alle bisherigen Abschlagsrechnungen müssen mit Nummer, Datum und Betrag in der Schlussrechnung erscheinen — sonst fehlt die Nachvollziehbarkeit.
MwSt doppelt berechnet
Ein häufiger Fehler: Die MwSt wird nur auf den Restbetrag berechnet, statt auf den Gesamtbetrag mit anschließender Verrechnung der bereits gezahlten Steuer.
Falscher Gesamtbetrag
Die Summe der Einzelpositionen muss exakt dem vertraglich vereinbarten Gesamtbetrag entsprechen. Differenzen führen zu Zahlungsverweigerung.
Leistungszeitraum fehlt
Die Schlussrechnung muss den gesamten Leistungszeitraum angeben — nicht nur das Datum der letzten Teilleistung.
Schlussrechnung im GaLaBau und Handwerk
Im Bauwesen und Garten- und Landschaftsbau gelten besondere Regeln nach VOB/B.
VOB-Abnahme als Voraussetzung
Die Schlussrechnung wird nach der förmlichen Abnahme der Bauleistung gestellt. Ohne Abnahmeprotokoll kann der Auftraggeber die Zahlung verweigern.
Sicherheitseinbehalt (5 %)
Der Auftraggeber darf bis zu 5 % des Rechnungsbetrags als Sicherheit für die Gewährleistungsfrist einbehalten. Alternativ kann eine Bürgschaft gestellt werden.
Prüfbare Abrechnung
Nach VOB/B §14 muss die Schlussrechnung prüfbar sein: Aufmaß, Mengenermittlung und Verweis auf Leistungsverzeichnis sind Pflicht. Nicht prüfbare Rechnungen gelten als nicht gestellt.
Häufige Fragen zur Schlussrechnung
Muss ich immer eine Schlussrechnung erstellen?
Ja, wenn Sie zuvor Abschlagsrechnungen gestellt haben. Die Schlussrechnung ist notwendig, um die Umsatzsteuer korrekt abzurechnen und die Abschlagszahlungen zu verrechnen. Ohne Schlussrechnung schulden Sie die in den Abschlagsrechnungen ausgewiesene USt zusätzlich zur USt auf die Gesamtleistung.
Was passiert, wenn die Schlussrechnung fehlt?
Ohne Schlussrechnung bleibt die Umsatzsteuer aus allen Abschlagsrechnungen bestehen. Zusätzlich wird die USt auf die Gesamtleistung fällig — es droht eine doppelte Besteuerung. Außerdem kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug für die Gesamtleistung nicht geltend machen.
Wie werden Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung verrechnet?
Die Schlussrechnung weist den vollen Gesamtbetrag der Leistung aus. Darunter werden alle Abschlagsrechnungen (Nr., Datum, Nettobetrag) aufgelistet und deren Summe vom Gesamtbetrag abgezogen. Die MwSt wird auf den Gesamtbetrag berechnet, abzüglich der bereits in Abschlagsrechnungen ausgewiesenen MwSt.
Wann wird die MwSt bei der Schlussrechnung fällig?
Die MwSt auf die Gesamtleistung entsteht mit der Schlussrechnung. Die in Abschlagsrechnungen bereits abgeführte USt wird verrechnet. Entscheidend ist der Zeitpunkt der vollständigen Leistungserbringung, nicht das Rechnungsdatum.
Kann ich eine Schlussrechnung korrigieren?
Ja, aber nicht durch einfaches Ändern. Sie müssen eine Stornorechnung erstellen, die die fehlerhafte Schlussrechnung aufhebt, und dann eine neue, korrekte Schlussrechnung ausstellen. Beide Dokumente müssen archiviert werden.
Wie lange muss ich die Schlussrechnung aufbewahren?
Schlussrechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei digitalen Rechnungen gelten die GoBD-Anforderungen: unveränderbar, maschinell auswertbar und jederzeit verfügbar.
Brauche ich eine Schlussrechnung als Kleinunternehmer?
Wenn Sie Abschlagsrechnungen gestellt haben, benötigen Sie auch als Kleinunternehmer eine Schlussrechnung zur korrekten Verrechnung. Da Sie keine USt ausweisen (§19 UStG), entfällt die MwSt-Problematik — aber die Auflistung der Abschlagszahlungen und die Berechnung des Restbetrags bleiben Pflicht.