Pflichtangaben Rechnung: Alle 10 Angaben nach §14 UStG (2026)
Was muss auf einer Rechnung stehen? Dieser Ratgeber erklärt alle 10 Pflichtangaben nach §14 UStG, die Sonderfälle für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und innergemeinschaftliche Lieferungen — plus eine Checkliste zum Abhaken.
Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG
§14 Abs. 4 UStG regelt, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, ist der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet. Hier alle 10 Pflichtangaben im Detail:
Vollständiger Name & Anschrift des Ausstellers
Firmenname oder bürgerlicher Name plus vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers. Bei Gesellschaften zusätzlich die Rechtsform.
Vollständiger Name & Anschrift des Empfängers
Name und Adresse des Leistungsempfängers. Bei B2B-Rechnungen muss der Empfänger eindeutig identifizierbar sein — Abteilungsangaben allein reichen nicht.
Steuernummer oder USt-IdNr.
Die vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Beide sind zulässig, eine davon ist Pflicht.
Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Das Rechnungsdatum bestimmt den Zeitpunkt der Entstehung der Umsatzsteuer beim Aussteller.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalige, fortlaufende Nummer, die die Rechnung eindeutig identifiziert. Mehrere Nummernkreise (z. B. nach Geschäftsbereich) sind erlaubt, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird.
Menge & Art der Leistung
Handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung mit Mengenangabe. „Pauschal“ oder „Diverse Leistungen“ genügt nicht.
Zeitpunkt der Leistung / Lieferung
Das Datum, an dem die Leistung erbracht oder die Lieferung ausgeführt wurde. Weicht es vom Rechnungsdatum ab, muss es separat angegeben werden. Bei Teilleistungen: der jeweilige Leistungszeitraum.
Nettobetrag (Entgelt)
Die Summe der einzelnen Positionen ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, falls unterschiedliche Sätze gelten.
Steuersatz & Steuerbetrag
Der angewandte Steuersatz (19 % oder 7 %) und der daraus berechnete Steuerbetrag in Euro. Bei Steuerbefreiung: ein Hinweis auf den Befreiungsgrund (z. B. §4 Nr. 1a UStG).
Bruttobetrag (Gesamtbetrag)
Der zu zahlende Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Optional, aber empfohlen: Zahlungsziel und Bankverbindung.
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Sonderfall: Kleinbetragsrechnung (bis 250 €)
Rechnungen bis 250 € brutto dürfen nach §33 UStDV vereinfacht ausgestellt werden. Statt der 10 Pflichtangaben genügen fünf: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag sowie der Steuersatz. Empfängername, Rechnungsnummer und Steuernummer entfallen.
Sonderfall: Kleinunternehmer (§19 UStG)
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit und dürfen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Das bedeutet: Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, kein Brutto/Netto-Unterschied. Stattdessen ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht, z. B.:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Alle übrigen Pflichtangaben (Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung usw.) gelten unverändert. Der Empfänger hat bei Kleinunternehmer-Rechnungen keinen Vorsteuerabzug. Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer →
Sonderfall: Innergemeinschaftliche Lieferung
Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen (§4 Nr. 1b UStG i. V. m. §6a UStG) gelten zusätzliche Anforderungen:
Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?
Unvollständige Rechnungen können ernste Konsequenzen haben — für den Aussteller und für den Empfänger:
Vorsteuerabzug gefährdet
Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug des Empfängers versagen. Die Berichtigung wirkt zwar zurück, erfordert aber eine korrigierte Rechnung vom Aussteller.
Nachforderung durch das Finanzamt
Wird bei einer Betriebsprüfung festgestellt, dass Rechnungen systematisch unvollständig sind, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug für den gesamten Prüfungszeitraum nachfordern — inklusive Zinsen.
Probleme bei der Betriebsprüfung
Mangelhafte Rechnungen fallen bei jeder Betriebsprüfung auf. Neben der Nachforderung droht ein erhöhtes Prüfungsrisiko für Folgejahre, wenn der Prüfer systematische Mängel feststellt.
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Häufige Fragen zu Pflichtangaben auf Rechnungen
Muss die Steuernummer auf jeder Rechnung stehen?
Sie müssen entweder Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. angeben — eine von beiden ist Pflicht. Viele Unternehmer bevorzugen die USt-IdNr., weil sie weniger rückverfolgbar ist als die Steuernummer. Die Steuernummer darf, muss aber nicht auf jeder Rechnung stehen, solange die USt-IdNr. vorhanden ist.
Was wenn der Kunde die Rechnung beanstandet?
Beanstandungen wegen fehlender Pflichtangaben müssen Sie ernst nehmen: Der Empfänger hat Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Stellen Sie eine korrigierte Rechnung aus (keine Gutschrift nötig). Die Berichtigung wirkt für den Vorsteuerabzug auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück.
Reicht eine E-Mail als Rechnung?
Ja, eine per E-Mail versandte Rechnung (als PDF-Anhang oder im E-Mail-Text) ist steuerrechtlich gültig. Seit 2011 sind elektronische Rechnungen ohne qualifizierte Signatur zulässig. Ab 2025 gelten für B2B-Rechnungen schrittweise die Anforderungen der E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD).
Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Ja, die fortlaufende Rechnungsnummer ist Pflicht nach §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. „Fortlaufend“ bedeutet nicht zwingend lückenlos — es bedeutet, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird. Lücken durch stornierte Rechnungen sind zulässig, solange die Einmaligkeit gewährleistet ist.
Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr?
Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben und dient der allgemeinen steuerlichen Identifikation. Die USt-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt und dient dem innergemeinschaftlichen Warenverkehr. Auf Rechnungen genügt eine der beiden Nummern.
Muss das Leistungsdatum auf der Rechnung stehen?
Ja, der Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung ist eine Pflichtangabe. Wenn Rechnungsdatum und Leistungsdatum identisch sind, genügt der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Fehlt die Angabe komplett, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
Gelten die Pflichtangaben auch für Gutschriften?
Ja. Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne (Abrechnung durch den Leistungsempfänger, §14 Abs. 2 Satz 2 UStG) muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine reguläre Rechnung — plus die Bezeichnung „Gutschrift“. Mehr dazu unter Gutschrift erstellen.
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