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Rechnungsvorlage kostenlos — Word, Excel & PDF
Alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Sofort einsatzbereit für Selbstständige, Handwerker und Kleinunternehmer.
Kein Login, keine E-Mail-Adresse erforderlich. Einfach herunterladen und ausfüllen.
Was muss in Ihrer Rechnungsvorlage enthalten sein?
Jede Rechnung muss diese 10 Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten — unsere Vorlagen haben alle vorausgefüllt.
Detaillierte Erklärung zu jeder Pflichtangabe: Rechnung schreiben — vollständige Anleitung →
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer (§19 UStG)
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen ist folgender Hinweis Pflicht:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Seit 2025 liegt die Umsatzgrenze bei 25.000 € (Vorjahr). Im laufenden Jahr gilt eine harte Grenze von 100.000 € — wird diese überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort.
Rechnungsvorlage für Handwerker
Handwerksbetriebe haben zusätzliche Anforderungen: Material- und Lohnkosten getrennt ausweisen, Abschlagsrechnungen korrekt verknüpfen und XRechnungen für öffentliche Auftraggeber erstellen.
Abschlagsrechnung
Für Teilzahlungen bei größeren Projekten — mit automatischer Anrechnung in der Schlussrechnung.
Schlussrechnung
Die Endabrechnung nach Projektabschluss — alle Abschläge werden korrekt abgezogen.
XRechnung
Pflicht für Behördenaufträge — nicht mit Word/Excel erstellbar, nur mit Software.
Vorlage vs. Rechnungssoftware — Ein ehrlicher Vergleich
Eine Vorlage reicht für den Anfang. Ab 10 Rechnungen pro Monat spart Software aber deutlich Zeit und reduziert Fehler.
| Kriterium | Vorlage (Word/Excel) | Rechnungssoftware |
|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Ab 9,90 €/Monat |
| Pflichtangaben-Prüfung | Manuell | Automatisch |
| GoBD-Konformität | Nicht gegeben | Vollständig |
| XRechnung / ZUGFeRD | Nicht möglich | Integriert |
| Automatische Nummerierung | Nein | Ja |
| Mahnwesen | Nicht möglich | 3-Stufen automatisch |
| DATEV-Export | Nicht möglich | Ein Klick |
| Zeitaufwand / Rechnung | 10–20 Min. | 2–3 Min. |
| Fehlerrisiko | Hoch | Minimal |
| 10-Jahres-Archivierung | Selbst organisieren | Automatisch |
So füllen Sie die Rechnungsvorlage aus
Eigene Stammdaten eintragen
Firmenname, Adresse, Steuernummer, Bankverbindung — einmal ausgefüllt, für jede Rechnung gleich.
Kundendaten eintragen
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers.
Rechnungsnummer und Datum setzen
Fortlaufend und lückenlos. Tipp: Nutzen Sie ein Format wie RE-2026-0001.
Leistungen und Mengen eintragen
Was wurde wann geliefert? Konkret beschreiben, nicht pauschal.
Steuer berechnen und Zahlungsziel setzen
19 % oder 7 % MwSt. berechnen. Übliches Zahlungsziel: 14 oder 30 Tage.
Als PDF speichern und versenden
PDF erstellen, per E-Mail versenden und eine Kopie archivieren (10 Jahre Aufbewahrungspflicht).
Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann — z. B. XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen in Deutschland als E-Rechnung erstellt werden.
Ist eine Word-Rechnungsvorlage GoBD-konform?
Nein. Word- und Excel-Dateien sind veränderbar und erfüllen nicht die GoBD-Anforderungen an Unveränderlichkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Für die GoBD-konforme Archivierung benötigen Sie entweder eine Rechnungssoftware oder ein separates DMS-System.
Muss eine Rechnung ein Logo haben?
Nein, ein Firmenlogo ist keine Pflichtangabe nach §14 UStG. Allerdings wirkt eine Rechnung mit Logo professioneller und stärkt Ihre Markenwahrnehmung. Rechnungssoftware wie Majestic fügt Ihr Logo automatisch in jedes Dokument ein.
Welche Vorlage brauche ich als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG benötigen Sie eine Vorlage ohne Umsatzsteuer-Ausweis. Stattdessen muss der Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ auf der Rechnung stehen. Die übrigen Pflichtangaben bleiben gleich.