Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilforderung auf den Gesamtpreis eines Auftrags, die vor Abschluss aller Leistungen gestellt wird. Sie sichert dem Unternehmer Liquidität während laufender Projekte und wird später in der Schlussrechnung vollständig verrechnet.
Rechtsgrundlage
§632a BGB gibt dem Werkunternehmer das Recht, Abschlagszahlungen für bereits erbrachte, vertragsmäßige Teilleistungen zu verlangen.
Abgrenzung zur Teilrechnung
Die Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen Leistungsteil endgültig ab. Die Abschlagsrechnung ist eine Vorauszahlung, die in der Schlussrechnung verrechnet wird.
Abgrenzung zur Anzahlung
Eine Anzahlung wird vor Leistungsbeginn gezahlt. Ein Abschlag setzt voraus, dass bereits Leistungen erbracht wurden.
Wann dürfen Sie Abschlagsrechnungen stellen?
Das Recht auf Abschlagszahlungen ergibt sich aus dem Vertragstyp oder einer ausdrücklichen Vereinbarung.
§632a BGB (Werkvertrag)
Gesetzlicher Anspruch: Der Unternehmer kann Abschlagszahlungen verlangen, wenn er eine vertragsmäßige Leistung erbracht hat.
VOB/B §16 (Bauvertrag)
Im Baubereich regelt die VOB/B detailliert, wann und in welcher Höhe Abschlagszahlungen fällig werden. Die Frist beträgt 21 Tage nach Zugang der Aufstellung.
Vertragliche Vereinbarung
Auch bei Dienstverträgen oder gemischten Verträgen sind Abschlagszahlungen möglich, wenn sie im Vertrag vereinbart wurden. Typische Aufteilung: 30 % / 30 % / 30 % / 10 % Schlussrechnung.
Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung muss alle Angaben einer normalen Rechnung nach §14 UStG enthalten. Zusätzlich gelten folgende Besonderheiten:
Alle Standard-Pflichtangaben nach §14 UStG
Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Netto, USt, Brutto — wie bei jeder Rechnung.
Bezeichnung „Abschlagsrechnung“
Das Dokument muss eindeutig als Abschlagsrechnung gekennzeichnet sein — nicht nur als „Rechnung“.
Bezug zum Gesamtauftrag oder Vertrag
Vertragsnummer, Auftragsdatum oder Projektreferenz, damit der Bezug zum Gesamtwerk erkennbar ist.
Abschlagsnummer
Fortlaufend: 1. Abschlag, 2. Abschlag usw. So behalten beide Seiten den Überblick.
Bereits gezahlte Abschläge (optional, empfohlen)
Listet alle bisherigen Abschlagszahlungen auf, damit der aktuelle Stand sofort ersichtlich ist.
Umsatzsteuer bei Abschlagsrechnungen
Ein häufiges Missverständnis: Die Umsatzsteuer wird nicht erst mit der Schlussrechnung fällig, sondern bereits mit jeder Abschlagszahlung.
§13 Abs. 1 Nr. 1a UStG: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Abschlagszahlung vereinnahmt wird. Jede Abschlagsrechnung muss Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag korrekt ausweisen.
Für den Leistenden
USt aus Abschlagszahlungen muss in die USt-Voranmeldung des Zahlungsmonats einfließen. In der Schlussrechnung werden alle bereits abgeführten Beträge verrechnet.
Für den Empfänger
Der Vorsteuerabzug kann bereits mit jeder bezahlten Abschlagsrechnung geltend gemacht werden \u2014 vorausgesetzt, alle Pflichtangaben sind vorhanden.
Abschlagsrechnung im Handwerk & GaLaBau
Im Handwerk und Garten- und Landschaftsbau sind Abschlagsrechnungen Standard. Typische Projektphasen und Abschlagszeitpunkte:
Typischer Ablauf (Bauhandwerk)
- 1. Abschlag (30 %): Nach Materiallieferung und Baubeginn
- 2. Abschlag (30 %): Nach Rohbaufertigstellung / Hauptarbeiten
- 3. Abschlag (30 %): Nach Feinarbeiten und Fertigstellung
- Schlussrechnung (10 %): Nach Abnahme und Mängelbeseitigung
VOB-Besonderheiten
- Abschlagszahlungen nach §16 Abs. 1 VOB/B binnen 21 Tagen fällig
- Aufstellung muss den Leistungsstand nachweisen
- Sicherheitseinbehalt von 5 % ist üblich
- Schlusszahlung nach §16 Abs. 3 VOB/B spätestens 30 Tage nach Zugang
So erstellen Sie eine Abschlagsrechnung \u2014 Schritt für Schritt
In 5 Schritten zur korrekten Abschlagsrechnung.
Vertragliche Grundlage prüfen
Ist eine Abschlagszahlung vertraglich vereinbart oder greift §632a BGB? Klären Sie die Rechtsgrundlage, bevor Sie fakturieren.
Abschlagshöhe festlegen
Der Abschlag muss dem Wert der bereits erbrachten Leistung entsprechen. Typisch: 30/30/30/10 oder nach Baufortschritt.
Rechnung erstellen mit Kennzeichnung
Alle Pflichtangaben plus „Abschlagsrechnung Nr. X“, Vertragsreferenz und bisherige Zahlungen eintragen.
Umsatzsteuer korrekt ausweisen
Die USt wird sofort fällig — nicht erst mit der Schlussrechnung. Netto, Steuerbetrag und Brutto müssen stimmen.
Schlussrechnung vorbereiten
Nach Abschluss aller Leistungen erstellen Sie die Schlussrechnung, in der alle Abschläge verrechnet werden.
Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen
Diese Fehler können zu USt-Nachzahlungen, Streit mit Kunden und Problemen bei der Betriebsprüfung führen.
Fehlende Bezeichnung „Abschlagsrechnung“
Ohne klare Kennzeichnung kann das Finanzamt das Dokument als reguläre Rechnung behandeln — mit USt-Konsequenzen.
Kein Bezug zum Gesamtauftrag
Ohne Vertrags- oder Auftragsnummer ist nicht nachvollziehbar, zu welchem Projekt der Abschlag gehört.
USt erst in der Schlussrechnung ausgewiesen
Die Umsatzsteuer wird mit jeder Abschlagsrechnung fällig (§13 Abs. 1 Nr. 1a UStG), nicht erst am Ende.
Abschläge nicht in Schlussrechnung verrechnet
Werden gezahlte Abschläge nicht abgezogen, droht doppelte Besteuerung und Streit mit dem Kunden.
Keine Schlussrechnung nach Projektende
Ohne Schlussrechnung bleibt der Auftrag steuerlich offen. Erstellen Sie immer eine korrekte Schlussrechnung.
Von der Abschlagsrechnung zur Schlussrechnung
Nach Abschluss aller Leistungen erstellen Sie eine Schlussrechnung, in der sämtliche Abschlagszahlungen verrechnet werden. Die Schlussrechnung weist den Gesamtbetrag aus, zieht alle bereits gezahlten Abschläge (netto) ab und berechnet die USt auf den verbleibenden Restbetrag.
Wichtig: In der Schlussrechnung müssen die bereits mit den Abschlagsrechnungen abgeführten USt-Beträge korrekt verrechnet werden, damit keine doppelte Besteuerung entsteht. Majestic erledigt diese Verrechnung automatisch.
Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung
Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich stellen?
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. Die Anzahl richtet sich nach der vertraglichen Vereinbarung und dem Projektfortschritt. Üblich sind 2–5 Abschläge bei größeren Aufträgen.
Muss der Kunde Abschlagszahlungen akzeptieren?
Bei Werkverträgen ja — §632a BGB gibt dem Unternehmer das Recht auf Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen. Bei Kaufverträgen oder Dienstverträgen brauchen Sie eine vertragliche Vereinbarung.
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
Eine Abschlagsrechnung fordert eine Vorauszahlung auf den Gesamtpreis, die später in der Schlussrechnung verrechnet wird. Eine Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen, eigenständigen Teil der Leistung endgültig ab — ohne spätere Verrechnung.
Wann wird die Umsatzsteuer bei Abschlagsrechnungen fällig?
Die USt wird sofort mit Erhalt der Abschlagszahlung fällig (§13 Abs. 1 Nr. 1a UStG). Sie muss in die USt-Voranmeldung des Zahlungsmonats aufgenommen werden — nicht erst mit der Schlussrechnung.
Brauche ich eine Abschlagsrechnung als Kleinunternehmer?
Ja, auch Kleinunternehmer dürfen Abschlagsrechnungen stellen. Der §19-UStG-Hinweis muss auf jeder Abschlagsrechnung stehen, und es wird keine USt ausgewiesen.
Was passiert, wenn der Kunde den Abschlag nicht zahlt?
Sie können mahnen und nach Fristablauf Verzugszinsen berechnen. Bei Werkverträgen dürfen Sie außerdem die Arbeit einstellen, bis die fällige Abschlagszahlung eingeht (Zurückbehaltungsrecht).
Kann ich eine Abschlagsrechnung stornieren?
Ja. Erstellen Sie eine Stornorechnung (Gutschrift) mit Bezug auf die ursprüngliche Abschlagsrechnung. Beide Dokumente müssen aufbewahrt werden.
Wie hoch darf ein Abschlag sein?
Der Abschlag muss dem Wert der bereits erbrachten Leistung entsprechen (§632a BGB). Sie dürfen keine überhöhten Abschläge verlangen, die über den Leistungsstand hinausgehen.