Die 10 Pflichtangaben auf einer Rechnung
Nach §14 UStG muss jede Rechnung über 250 € diese Angaben enthalten. Fehlt eine davon, kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verlieren.
Name und Anschrift des Ausstellers
Vollständiger Firmenname oder Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort.
Name und Anschrift des Empfängers
Rechnungsanschrift des Kunden — bei Unternehmen mit Firmennamen.
Steuernummer oder USt-IdNr.
Ihre Steuernummer vom Finanzamt oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Einmalig und lückenlos — z. B. RE-2026-0042.
Art und Umfang der Leistung
Konkrete Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Wann wurde die Leistung erbracht? Kann vom Rechnungsdatum abweichen.
Nettobetrag
Entgelt ohne Umsatzsteuer — die Summe aller Positionen.
Steuersatz und Steuerbetrag
19 % (Regelsatz) oder 7 % (ermäßigt) — jeweils mit berechnetem Steuerbetrag.
Bruttobetrag
Der Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer — das, was der Kunde zahlt.
Sonderfall Kleinunternehmer (§19 UStG): Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, entfallen die Pflichtangaben 9 und 10. Stattdessen ist der Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ erforderlich.
Rechnung schreiben — Schritt für Schritt
So erstellen Sie eine korrekte Rechnung in 6 Schritten.
Rechnungsdaten sammeln
Kundendaten, Leistungsdatum, Artikeldetails und Mengen zusammentragen.
Rechnungsnummer vergeben
Fortlaufend und lückenlos — z. B. RE-2026-0001, RE-2026-0002 usw.
Leistung konkret beschreiben
Was wurde wann und wo erbracht? Nicht pauschal, sondern detailliert.
Steuer berechnen
Normalsatz 19 %, ermäßigt 7 %, oder Steuerbefreiung (§19 UStG) mit Hinweis.
Zahlungsziel und Bankdaten eintragen
Übliches Zahlungsziel: 14 oder 30 Tage. IBAN und BIC nicht vergessen.
Prüfen und versenden
Alle Pflichtangaben kontrollieren, als PDF speichern und per E-Mail oder Post versenden.
Die 5 häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben
Diese Fehler kosten Zeit und Geld — und lassen sich leicht vermeiden.
Fehlende oder falsche Steuernummer
Ohne korrekte Steuernummer verliert Ihr Kunde den Vorsteuerabzug. Prüfen Sie die Nummer bei jeder Rechnung.
Lücken in der Rechnungsnummernvergabe
Das Finanzamt verlangt eine lückenlose, fortlaufende Nummerierung. Doppelte oder fehlende Nummern führen zu Nachfragen bei der Betriebsprüfung.
Leistungsbeschreibung zu vage
„Diverse Arbeiten“ reicht nicht. Beschreiben Sie konkret, welche Leistung wann und wo erbracht wurde.
Leistungsdatum fehlt oder ist falsch
Das Leistungsdatum muss angegeben werden und darf nicht mit dem Rechnungsdatum verwechselt werden.
Kein Kleinunternehmer-Hinweis bei §19 UStG
Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, ist der Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ Pflicht.
Rechnung schreiben als Handwerker — Besonderheiten
Handwerksbetriebe haben zusätzliche Anforderungen an ihre Rechnungen.
Abschlagsrechnungen
Bei größeren Projekten sind Abschlagsrechnungen üblich. Die Schlussrechnung muss alle Abschlagszahlungen korrekt anrechnen — sonst droht doppelte MwSt.
XRechnung für Behörden
Öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnungen im EN-16931-Format. Ohne XRechnung-fähige Software können Sie diese Aufträge nicht korrekt abrechnen.
Bauabzugsteuer (§48 EStG)
Ohne Freistellungsbescheinigung darf Ihr Auftraggeber 15 % des Rechnungsbetrags einbehalten und ans Finanzamt abführen.
Rechnung mit Word/Excel vs. Rechnungssoftware
| Kriterium | Word / Excel | Rechnungssoftware |
|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Ab 9,90 €/Monat |
| Pflichtangaben-Prüfung | Manuell | Automatisch |
| GoBD-Konformität | Nicht gegeben | Vollständig |
| XRechnung (Behörden) | Nicht möglich | Integriert |
| Automatisches Mahnwesen | Nicht möglich | Integriert |
| Zeitaufwand pro Rechnung | 10–20 Minuten | 2–3 Minuten |
| Fehlerrisiko | Hoch | Minimal |
| DATEV-Export | Nicht möglich | Ein Klick |
E-Rechnung ab 2025: Was sich ändert
Das Wachstumschancengesetz hat einen klaren Stufenplan festgelegt:
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer.
Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
Alle B2B-Rechnungen müssen im E-Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt werden.
Majestic unterstützt beide Formate — XRechnung (EN 16931, UBL 2.1) und ZUGFeRD 2.3 / Factur-X — in allen Tarifen. Mehr zur E-Rechnungspflicht →
Häufige Fragen zum Rechnung schreiben
Muss ich als Kleinunternehmer eine Rechnung ausstellen?
Ja. Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Sie dürfen allerdings keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen den Hinweis auf §19 UStG aufnehmen: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Die übrigen Pflichtangaben nach §14 UStG gelten genauso.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden — sowohl ausgestellte als auch empfangene. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei digitalen Rechnungen gelten die GoBD-Anforderungen: unveränderbar, maschinell auswertbar und jederzeit verfügbar.
Kann ich eine Rechnung nachträglich korrigieren?
Eine bereits versandte Rechnung darf nicht einfach geändert werden. Sie müssen eine Stornorechnung (Gutschrift) erstellen, die die fehlerhafte Rechnung aufhebt, und dann eine neue, korrekte Rechnung ausstellen. Beide Dokumente müssen archiviert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und E-Rechnung?
Eine klassische Rechnung ist ein PDF oder Papierdokument. Eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ist ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2028 auch versenden.
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
Nein. Eine Unterschrift ist keine Pflichtangabe nach §14 UStG. Die Rechnung ist auch ohne Unterschrift gültig. Viele Kunden empfinden eine Unterschrift oder ein Firmenstempel aber als professioneller.