E-Rechnungspflicht 2025/2026: Fristen, Formate & Checkliste
Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen. Ab 2027/2028 wird auch der Versand Pflicht. Hier erfahren Sie, welche Fristen gelten, welche Formate zählen und wie Sie sich vorbereiten.
Sie kommen aus Handwerk oder GaLaBau? Dieser Leitfaden ist branchenübergreifend. Spezielle Beispiele zu Abschlagsrechnungen, EU-Pflanzenpässen und Bauleistungen finden Sie im Praxis-Artikel E-Rechnung im Handwerk & GaLaBau →
Was ändert sich?
Das Wachstumschancengesetz führt die E-Rechnungspflicht stufenweise ein. Die drei wichtigsten Stichtage:
Empfangspflicht für alle
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen im Format EN 16931 empfangen und verarbeiten können.
Versandpflicht > 800k Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden.
Versandpflicht für alle B2B
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze versenden — ohne Ausnahme.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
XRechnung
Reines XML-Format. Maschinenlesbar, aber nicht visuell darstellbar ohne Viewer. Pflicht für öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD
Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Visuell lesbar und maschinenlesbar. Ideal für B2B und Mittelstand.
Wichtig: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Es enthält keine strukturierten Daten und erfüllt die Anforderungen nach EN 16931 nicht. Ab 2025 reicht ein PDF für den B2B-Empfang nicht mehr aus.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen — unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform:
Kleinunternehmer
Müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen. Vom Versand vorerst befreit.
Freiberufler
Ärzte, Anwälte, Berater — alle mit B2B-Rechnungen sind betroffen.
Handwerker
B2B-Aufträge an Firmen erfordern E-Rechnungen. B2C bleibt ausgenommen.
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer → | Rechnungsprogramm für Handwerker →
XRechnung vs ZUGFeRD
Beide Formate erfüllen die EN 16931. Die Unterschiede im Überblick:
| Eigenschaft | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinell | PDF visuell lesbar |
| Standard | EN 16931 (CII/UBL) | EN 16931 (CII in PDF/A-3) |
| Einsatz | Öffentliche Auftraggeber, B2G | B2B, Mittelstand, Handwerk |
| Validierung | Strenge Schemaprüfung | Profil-abhängig (Minimum bis XRechnung) |
| E-Rechnung ab 2025? | Ja | Ja (ab Profil EN 16931) |
Übergangsfristen im Detail
Der Gesetzgeber gewährt Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen. Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist ab 1.1.2025.
2025–2026: Empfang Pflicht, Versand freiwillig
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen. Der Versand kann weiterhin als PDF oder Papier erfolgen (mit Zustimmung des Empfängers).
2027: Versandpflicht ab 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze versenden.
Ab 2028: Versandpflicht für alle
Alle Unternehmen müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
Sechs Schritte, mit denen Ihr Unternehmen E-Rechnungen sicher empfangen und versenden kann.
E-Mail-Postfach prüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen (XML-Dateien) per E-Mail empfangen und öffnen kann.
Software evaluieren
Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD lesen und erstellen kann.
Buchhaltung informieren
Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie eingehende E-Rechnungen verbucht werden.
Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen 10 Jahre GoBD-konform, unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden.
Testrechnung senden
Verschicken Sie eine Test-XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung an sich selbst, um den Prozess zu prüfen.
Mitarbeiter schulen
Erklären Sie Ihrem Team den Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung und den neuen Workflow.
Kleinunternehmer & E-Rechnung
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Versand von E-Rechnungen während der Übergangsfristen befreit. Die Empfangspflicht gilt jedoch ab 1.1.2025 ohne Ausnahme. Das bedeutet: Auch wenn Sie selbst keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie E-Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartnern entgegennehmen und archivieren können.
Praxis-Tipp: Richten Sie ein E-Mail-Postfach ein, das XML-Anhänge verarbeiten kann, und informieren Sie Ihren Steuerberater. Majestic liest eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien automatisch aus.
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer → | E-Rechnung im Handwerk →
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Ab dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer nach §19 UStG E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen — unabhängig von Umsatz oder Rechtsform.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist ein Bilddokument ohne strukturierte Daten. Eine E-Rechnung nach EN 16931 enthält maschinenlesbare XML-Daten (XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931). Ein einfaches PDF erfüllt die Anforderungen ab 2025 nicht mehr.
Was kostet eine E-Rechnung?
Mit Majestic erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format ohne Zusatzkosten. Viele Rechnungsprogramme bieten E-Rechnungen bereits im Standardtarif an. Zusätzliche Hardware ist nicht erforderlich.
Wie empfange ich eine XRechnung?
Per E-Mail als XML-Dateianhang. Ihr Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssystem importiert die Datei und liest die Rechnungsdaten automatisch aus. Alternativ können Sie XRechnungen über Peppol oder das ZRE-Portal empfangen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für B2C?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.
Was passiert wenn ich keine E-Rechnung ausstellen kann?
Während der Übergangsfristen (bis Ende 2027) können Sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden. Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle B2B-Umsätze verpflichtend — ohne E-Rechnungsfähigkeit riskieren Sie Beanstandungen durch das Finanzamt.
Brauche ich neue Software?
Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme unterstützen E-Rechnungen bereits oder planen Updates. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Programm XRechnung und ZUGFeRD lesen und erstellen kann. Falls nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zum Wechsel.