Pflanzenpass im GaLaBau: Pflichten verstehen, digital dokumentieren
Der Pflanzenpass ist seit 2019 EU-weit Pflicht. Wir erklären, was GaLaBau-Betriebe beachten müssen — und wie digitale Dokumentation den Aufwand minimiert.
Was ist der Pflanzenpass?
Der Pflanzenpass ist ein standardisiertes Etikett, das beim Handel mit bestimmten Pflanzen und Pflanzenprodukten innerhalb der EU vorgeschrieben ist. Er wurde durch die EU-Pflanzengesundheitsverordnung (EU) 2016/2031 eingeführt, die seit Dezember 2019 vollständig gilt. Der Pass dient der Rückverfolgbarkeit: Sollte ein Schädling oder eine Pflanzenkrankheit auftreten, lässt sich über den Pflanzenpass die gesamte Lieferkette zurückverfolgen. Damit schützt er nicht nur die Umwelt, sondern auch Ihren Betrieb vor Haftungsrisiken.
Wer braucht einen Pflanzenpass?
Die Pflicht betrifft alle Unternehmer, die Pflanzen zum Anpflanzen gewerblich handeln oder verbringen — dazu zählen Baumschulen, Gartencenter, Online-Händler, aber auch GaLaBau-Betriebe, die Pflanzen einkaufen und auf Baustellen einsetzen. Entscheidend ist: Wenn Sie Pflanzen von einem Lieferanten beziehen und diese an einen anderen Standort verbringen (z. B. die Baustelle Ihres Kunden), müssen Sie sicherstellen, dass ein gültiger Pflanzenpass vorliegt. GaLaBau-Betriebe sind in der Regel nicht selbst zur Ausstellung verpflichtet, wohl aber zur Dokumentation und Aufbewahrung.
Was muss auf dem Pflanzenpass stehen?
Der Pflanzenpass enthält fünf Pflichtangaben: die EU-Flagge und den Hinweis 'Pflanzenpass / Plant Passport', den botanischen Namen der Pflanze, die Registriernummer des ausstellenden Unternehmers, den Rückverfolgbarkeitscode (z. B. Chargen- oder Losnummer) und das Ursprungsland. Bei Schutzgebietsregelungen kommt eine Zusatzkennzeichnung hinzu. Der Pass muss auf der Handelseinheit angebracht sein — also auf dem Topf, dem Container oder dem Bund.
Dokumentationspflichten für GaLaBau-Betriebe
Auch wenn Sie als GaLaBau-Betrieb keine Pflanzenpässe ausstellen, haben Sie Aufbewahrungspflichten. Sie müssen dokumentieren, von wem Sie welche Pflanzen mit welchem Pflanzenpass bezogen haben und an welches Projekt oder welchen Kunden die Pflanzen geliefert wurden. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Im Falle einer behördlichen Kontrolle müssen Sie die Rückverfolgbarkeit lückenlos nachweisen können. Ein Verstoß kann Bußgelder und im Ernstfall den Entzug der Registrierung nach sich ziehen.
Achtung: Seit 2020 müssen sich auch GaLaBau-Betriebe, die regelmäßig Pflanzen zum Anpflanzen beziehen und einsetzen, beim zuständigen Pflanzenschutzdienst registrieren lassen.
Vom Papier zur digitalen Dokumentation
In der Praxis führen viele Betriebe die Pflanzenpass-Dokumentation noch auf Papier oder in Excel-Listen. Das ist fehleranfällig, zeitaufwendig und bei einer Prüfung oft schwer nachvollziehbar. Die digitale Dokumentation löst diese Probleme: Pflanzenpässe werden beim Wareneingang erfasst (z. B. per Foto oder Scanner), automatisch dem Lieferanten und der Rechnung zugeordnet und sind bei Bedarf sekundenschnell abrufbar.
Wie Majestic die Dokumentation vereinfacht
Majestic verbindet die Rechnungsstellung mit der betrieblichen Dokumentation. Wenn Sie eine Eingangsrechnung von Ihrem Pflanzenlieferanten erfassen, können Sie den zugehörigen Pflanzenpass direkt als Anhang hinterlegen. Bei der Ausgangsrechnung an Ihren Kunden ordnen Sie die verwendeten Pflanzen dem Projekt zu. So entsteht automatisch eine lückenlose Dokumentationskette — von der Lieferantenrechnung über den Pflanzenpass bis zum Kundenprojekt. Ohne zusätzlichen Aufwand, ohne Papierchaos.
Tipp: Nutzen Sie die Projektfunktion in Majestic, um Pflanzenlieferungen, Pflanzenpässe und Kundenrechnungen pro Baustelle zu bündeln. So haben Sie alles an einem Ort.
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