Aufbewahrungsfristen
Hintergrund zur Kategorie Archivierung & Compliance
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sowie die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO sind für jedes Unternehmen verbindlich. Majestic archiviert alle ausgehenden und eingehenden Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Gutschriften automatisch revisionssicher — inklusive SHA-256-Hashprüfung gegen nachträgliche Änderungen, lückenlosem Audit-Log und tagesgenauem Versionsverlauf. In dieser Kategorie erklären wir Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumenttypen, zeigen den Export für Betriebsprüfungen (GDPdU/GoBD Z3-Zugriff) und beschreiben, wie Sie die Integrität Ihrer Archive selbst prüfen können. So sind Sie auf jede Betriebsprüfung optimal vorbereitet.
1. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
In Deutschland gelten verbindliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Majestic berechnet diese automatisch und zeigt Ihnen an, bis wann ein Beleg aufbewahrt werden muss.
- 1Rechnungen (eingehend und ausgehend): 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
- 2Angebote mit Vertragscharakter: 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
- 3Lieferscheine (sofern als Buchungsbeleg): 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
- 4Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
2. Automatische Fristberechnung
Majestic berechnet die Aufbewahrungsfrist für jeden Beleg automatisch: Belegdatum + 10 Jahre (bei Rechnungen und Lieferscheinen) bzw. + 6 Jahre (bei Angeboten). Die Frist wird im Archiv angezeigt, und abgelaufene Belege werden markiert — gelöscht wird jedoch niemals ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung.
Auch nach Ablauf der gesetzlichen Frist empfehlen wir, Belege nicht sofort zu löschen. Im Zweifelsfall kann eine längere Aufbewahrung vor Rechtsstreitigkeiten schützen.
Weiterführende Hilfe zu „Aufbewahrungsfristen"
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung gehört zur Kategorie Archivierung & Compliance im Majestic Help Center. Wenn du nach der Umsetzung weitere Fragen hast — etwa zu E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), GoBD-konformer Archivierung, DATEV-Export, DSGVO oder zu spezifischen Branchen wie Handwerk und GaLaBau — findest du verwandte Artikel direkt in derselben Kategorie. Für rechtliche Detailfragen (z. B. § 14 UStG, Aufbewahrungsfristen, Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG) verweisen wir zusätzlich auf unsere Themen-Übersichtsseiten zu Rechnung schreiben, E-Rechnung-Pflicht ab 2025 und Pflichtangaben auf Rechnungen.
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