Automatische Belegarchivierung

1. Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreibt vor, dass geschäftsrelevante Belege unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen — für mindestens 10 Jahre. Majestic übernimmt das automatisch für Sie.

2. Wann wird ein Beleg archiviert?

Die Archivierung erfolgt automatisch, sobald Sie eine geschäftsrelevante Aktion ausführen. Sie müssen nichts manuell anstoßen.

1. 1Rechnung versenden — der Beleg wird als Rechnung archiviert.
2. 2Rechnung als bezahlt markieren — der Beleg wird als Rechnung archiviert.
3. 3Rechnung stornieren — der Beleg wird als Storno-Rechnung archiviert.
4. 4Angebot ausstellen — der Beleg wird als Angebot archiviert.
5. 5Lieferschein ausstellen — der Beleg wird als Lieferschein archiviert.
6. 6Lieferschein stornieren — der Beleg wird als Lieferschein archiviert.

3. Was passiert bei der Archivierung? (Schritt für Schritt)

Sobald eine Aktion die Archivierung auslöst, durchläuft Majestic einen 8-stufigen Prozess — vollautomatisch und in Sekundenbruchteilen:

1. 1Schritt 1 — Daten laden: Alle zugehörigen Informationen werden zusammengetragen: Kundendaten, Firmendaten, Produktpositionen und branchenspezifische Daten (z. B. Pflanzenpässe).
2. 2Schritt 2 — Duplikat-Check: Das System prüft, ob für diesen Beleg bereits ein Archiveintrag existiert. Falls ja, wird der Vorgang abgebrochen — kein Beleg wird doppelt archiviert.
3. 3Schritt 3 — PDF generieren: Aus den aktuellen Daten wird ein PDF-Dokument erstellt, das den Beleg zum Zeitpunkt der Archivierung exakt wiedergibt.
4. 4Schritt 4 — Digitaler Fingerabdruck (SHA-256): Für die PDF-Datei (und ggf. die XML-Datei bei XRechnung/ZUGFeRD) wird ein kryptografischer Hash berechnet. Dieser 64-stellige Hexadezimal-Code ist eindeutig — jede noch so kleine Änderung am Dokument würde einen komplett anderen Hash erzeugen.
5. 5Schritt 5 — Snapshot erstellen: Alle Daten des Belegs, des Kunden, der Firma und der Produkte werden als JSON-Snapshot eingefroren. So ist der exakte Zustand zum Archivierungszeitpunkt dauerhaft nachvollziehbar.
6. 6Schritt 6 — Sicherer Upload: Die PDF-Datei wird in einem privaten, verschlüsselten Speicher abgelegt. Der Pfad folgt einer klaren Struktur: {Mandant}/{Jahr}/{Belegtyp}/{Belegnummer}.pdf. Überschreiben ist technisch ausgeschlossen.
7. 7Schritt 7 — Metadaten speichern: In der Datenbank werden alle Informationen gespeichert: Belegnummer, Belegdatum, Kundenname, Netto-Betrag, Hashes, Speicherpfade, der vollständige Snapshot und die Aufbewahrungsfrist (Belegdatum + 10 Jahre).
8. 8Schritt 8 — Audit-Log: Ein automatischer Datenbank-Trigger erstellt einen Protokolleintrag mit Belegtyp, Belegnummer und Hash. So ist jede Archivierung lückenlos nachvollziehbar.

4. Warum ist das wichtig?

Die automatische Archivierung stellt sicher, dass Ihre Belege den Anforderungen des Finanzamts entsprechen — ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Jeder Beleg ist unveränderbar gespeichert, durch einen kryptografischen Hash geschützt und für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von 10 Jahren aufbewahrt.