GDPdU-Export für Betriebsprüfungen
Hintergrund zur Kategorie Archivierung & Compliance
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sowie die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO sind für jedes Unternehmen verbindlich. Majestic archiviert alle ausgehenden und eingehenden Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Gutschriften automatisch revisionssicher — inklusive SHA-256-Hashprüfung gegen nachträgliche Änderungen, lückenlosem Audit-Log und tagesgenauem Versionsverlauf. In dieser Kategorie erklären wir Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumenttypen, zeigen den Export für Betriebsprüfungen (GDPdU/GoBD Z3-Zugriff) und beschreiben, wie Sie die Integrität Ihrer Archive selbst prüfen können. So sind Sie auf jede Betriebsprüfung optimal vorbereitet.
1. Was ist der GDPdU-Export?
Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) regeln, wie Sie dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Ihre Daten bereitstellen müssen. Majestic erstellt auf Knopfdruck ein vollständiges, maschinenlesbares Datenpaket mit allen relevanten Belegen.
2. Export erstellen
So erstellen Sie einen GDPdU-konformen Export:
- 1Navigieren Sie zu 'Archiv → GDPdU-Export'.
- 2Wählen Sie den Zeitraum (Von-Datum bis Bis-Datum, basierend auf dem Belegdatum).
- 3Klicken Sie auf 'Export erstellen'.
- 4Majestic lädt alle Belege im gewählten Zeitraum und erstellt ein ZIP-Archiv.
- 5Laden Sie die ZIP-Datei herunter.
3. Inhalt des ZIP-Archivs
Das exportierte ZIP-Archiv enthält eine vollständige, strukturierte Sammlung Ihrer Belege:
- 1index.csv — Tabellarische Übersicht aller Belege (Semikolon-getrennt, UTF-8 mit BOM für problemlosen Excel-Import).
- 2manifest.json — Maschinenlesbares Inhaltsverzeichnis mit Metadaten zu jedem Beleg.
- 3invoice/ — Ordner mit allen Rechnungs-PDFs (z. B. R-2026-001.pdf) und ggf. XML-Dateien (XRechnung/ZUGFeRD).
- 4quote/ — Ordner mit allen Angebots-PDFs.
- 5delivery_note/ — Ordner mit allen Lieferschein-PDFs.
- 6cancellation/ — Ordner mit allen Storno-PDFs.
Jeder Export wird automatisch im Audit-Log protokolliert — so können Sie gegenüber dem Prüfer nachweisen, wann welche Daten exportiert wurden.
4. Tipps für die Betriebsprüfung
Mit Majestic sind Sie optimal auf eine Betriebsprüfung vorbereitet:
- 1Erstellen Sie den Export vor dem Termin und prüfen Sie die Vollständigkeit.
- 2Führen Sie vorab eine Integritätsprüfung durch, um die Unversehrtheit aller Belege zu bestätigen.
- 3Halten Sie die Audit-Log-Einträge bereit — sie dokumentieren die lückenlose Beleghistorie.
- 4Bei Fragen des Prüfers: Die index.csv und manifest.json ermöglichen maschinelle Auswertung ohne Ihre Mithilfe.
Weiterführende Hilfe zu „GDPdU-Export für Betriebsprüfungen"
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung gehört zur Kategorie Archivierung & Compliance im Majestic Help Center. Wenn du nach der Umsetzung weitere Fragen hast — etwa zu E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), GoBD-konformer Archivierung, DATEV-Export, DSGVO oder zu spezifischen Branchen wie Handwerk und GaLaBau — findest du verwandte Artikel direkt in derselben Kategorie. Für rechtliche Detailfragen (z. B. § 14 UStG, Aufbewahrungsfristen, Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG) verweisen wir zusätzlich auf unsere Themen-Übersichtsseiten zu Rechnung schreiben, E-Rechnung-Pflicht ab 2025 und Pflichtangaben auf Rechnungen.
Du brauchst persönliche Unterstützung? Unser Support-Team in Deutschland hilft dir per E-Mail innerhalb eines Werktages weiter. Außerdem findest du im FAQ-Bereich Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Majestic Rechnungsprogramm, Preise, Sicherheit und Funktionsumfang.