Integritätsprüfung
Hintergrund zur Kategorie Archivierung & Compliance
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sowie die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO sind für jedes Unternehmen verbindlich. Majestic archiviert alle ausgehenden und eingehenden Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Gutschriften automatisch revisionssicher — inklusive SHA-256-Hashprüfung gegen nachträgliche Änderungen, lückenlosem Audit-Log und tagesgenauem Versionsverlauf. In dieser Kategorie erklären wir Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumenttypen, zeigen den Export für Betriebsprüfungen (GDPdU/GoBD Z3-Zugriff) und beschreiben, wie Sie die Integrität Ihrer Archive selbst prüfen können. So sind Sie auf jede Betriebsprüfung optimal vorbereitet.
1. Was ist eine Integritätsprüfung?
Die Integritätsprüfung stellt sicher, dass Ihre archivierten Belege seit der Archivierung nicht verändert wurden. Dabei wird die gespeicherte PDF-Datei erneut heruntergeladen, ein neuer SHA-256-Hash berechnet und mit dem ursprünglich gespeicherten Hash verglichen. Stimmen beide überein, ist der Beleg nachweislich unverändert.
2. Integritätsprüfung durchführen
Die Prüfung kann jederzeit manuell ausgelöst werden — einzeln pro Beleg oder als Batch für alle Belege.
- 1Navigieren Sie zu 'Archiv' in der Seitenleiste.
- 2Klicken Sie auf 'Integritätscheck starten' für einen Batch-Check aller Belege.
- 3Alternativ: Öffnen Sie einen einzelnen Beleg und klicken Sie auf 'Integrität prüfen'.
- 4Das Ergebnis wird sofort angezeigt: ✅ Integrität bestätigt oder ❌ Abweichung erkannt.
- 5Status und Zeitstempel der letzten Prüfung werden gespeichert.
- 6Jede Prüfung wird im Audit-Log protokolliert.
Wir empfehlen, die Integritätsprüfung mindestens einmal pro Quartal durchzuführen — insbesondere vor einer Betriebsprüfung.
3. Was passiert bei einer Abweichung?
Wenn der berechnete Hash nicht mit dem gespeicherten Hash übereinstimmt, bedeutet das, dass die Datei verändert wurde. Dies kann auf einen technischen Fehler, Speicherbeschädigung oder unbefugte Manipulation hinweisen. In diesem Fall sollten Sie umgehend den Support kontaktieren. Der ursprüngliche Snapshot (JSON) bleibt in jedem Fall erhalten und kann zur Rekonstruktion verwendet werden.
Weiterführende Hilfe zu „Integritätsprüfung"
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung gehört zur Kategorie Archivierung & Compliance im Majestic Help Center. Wenn du nach der Umsetzung weitere Fragen hast — etwa zu E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), GoBD-konformer Archivierung, DATEV-Export, DSGVO oder zu spezifischen Branchen wie Handwerk und GaLaBau — findest du verwandte Artikel direkt in derselben Kategorie. Für rechtliche Detailfragen (z. B. § 14 UStG, Aufbewahrungsfristen, Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG) verweisen wir zusätzlich auf unsere Themen-Übersichtsseiten zu Rechnung schreiben, E-Rechnung-Pflicht ab 2025 und Pflichtangaben auf Rechnungen.
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