Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Schluss mit Copy-Paste
Wartungsverträge, Pflegepauschalen, monatliche Reinigung — viele Betriebe stellen jeden Monat die gleichen Rechnungen. So automatisieren Sie den Prozess.
Das Problem: Jeden Monat dasselbe Spiel
Kennen Sie das? Anfang des Monats setzen Sie sich hin und erstellen die immer gleichen Rechnungen: Grünflächenpflege für die Hausverwaltung Müller, Winterdienst-Pauschale für das Gewerbegebiet, monatliche Büroreinigung bei drei Stammkunden. Sie öffnen die letzte Rechnung, ändern das Datum, passen vielleicht eine Kleinigkeit an, speichern, exportieren, versenden. Mal vergessen Sie eine Rechnung, mal schleicht sich ein Fehler ein, mal bleibt der Versand liegen, weil gerade eine Baustelle drängt. Das kostet nicht nur Zeit — es kostet bares Geld. Jede vergessene Rechnung ist entgangener Umsatz. Jede verspätete Rechnung verzögert den Zahlungseingang.
Typische Anwendungsfälle im Handwerk
Wiederkehrende Rechnungen sind in vielen Branchen der Normalfall. Im GaLaBau sind es Grünflächenpflegeverträge, Winterdienst-Pauschalen und Bewässerungswartung. In der Gebäudereinigung sind es wöchentliche oder monatliche Reinigungsverträge. Im Facility Management sind es Wartungsverträge für Heizung, Klima oder Aufzüge. Im Malerhandwerk sind es jährliche Fassadenprüfungen. Allen gemeinsam: Die Leistung ist vertraglich vereinbart, der Betrag steht fest und die Rechnung ist jeden Monat nahezu identisch. Genau das macht sie perfekt für die Automatisierung.
Wie funktioniert die Automatisierung in der Praxis?
Das Prinzip ist einfach: Sie erstellen einmalig eine Rechnungsvorlage mit allen Positionen, dem Kunden und den Zahlungsbedingungen. Dann legen Sie den Intervall fest — monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Ab diesem Zeitpunkt erstellt die Software die Rechnungen automatisch zum festgelegten Zeitpunkt, vergibt eine fortlaufende Rechnungsnummer, setzt das aktuelle Datum und sendet die Rechnung per E-Mail an den Kunden. Sie erhalten eine Benachrichtigung und können die Rechnung vor dem Versand prüfen — oder den vollautomatischen Versand aktivieren, wenn Sie sich sicher sind.
Was Sie konkret sparen
Nehmen wir einen GaLaBau-Betrieb mit 15 Pflegeverträgen. Jede Rechnung manuell zu erstellen dauert im Schnitt 8 Minuten: alte Rechnung suchen, Datum ändern, prüfen, exportieren, versenden. Das sind 120 Minuten pro Monat — zwei volle Arbeitsstunden, die Sie besser auf der Baustelle verbringen könnten. Auf ein Jahr gerechnet sind das 24 Stunden oder drei volle Arbeitstage. Dazu kommen die indirekten Vorteile: kein Vergessen, kein Verzug, schnellerer Zahlungseingang. Viele unserer Kunden berichten, dass sich die durchschnittliche Zahlungsdauer um 5 bis 8 Tage verkürzt, weil Rechnungen pünktlich und zuverlässig rausgehen.
Rechenbeispiel: 15 Verträge × 8 Min. × 12 Monate = 24 Stunden pro Jahr. Bei einem Stundensatz von 65 € sind das 1.560 € — deutlich mehr als die Jahreskosten von Majestic.
Sonderfälle: Preisanpassungen, Saisonleistungen, Stornos
Die Realität ist natürlich nicht immer gleichförmig. Preise ändern sich, Leistungen variieren saisonal, manchmal fällt ein Vertrag weg. Gute Automatisierung berücksichtigt das: Preisanpassungen können ab einem bestimmten Datum automatisch greifen — etwa wenn zum Jahreswechsel die Pflegepauschale steigt. Saisonale Rechnungen lassen sich auf bestimmte Monate beschränken, zum Beispiel Winterdienst nur von November bis März. Und wenn ein Vertrag endet, deaktivieren Sie die Automatisierung mit einem Klick — alle bisherigen Rechnungen bleiben erhalten.
So richten Sie automatische Rechnungen in Majestic ein
In Majestic dauert die Einrichtung weniger als zwei Minuten pro Vertrag. Erstellen Sie eine normale Rechnung mit allen Positionen. Aktivieren Sie die Option 'Wiederkehrend' und wählen Sie Intervall, Startdatum und optional ein Enddatum. Entscheiden Sie, ob die Rechnung automatisch versendet oder zur Prüfung vorgelegt wird. Fertig. Ab sofort kümmert sich Majestic um den Rest. Im Dashboard sehen Sie auf einen Blick alle aktiven Abonnements, den nächsten Rechnungstermin und den Status der letzten Rechnungen.
Tipp: Beginnen Sie mit den Verträgen, die sich nie ändern — und weiten Sie die Automatisierung Schritt für Schritt aus. So gewinnen Sie Vertrauen in den Prozess.
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