Effizienz & Tipps

Die 8 größten Probleme mit Rechnungsprogrammen — und wie man sie vermeidet

Nicht jede Software hält, was sie verspricht. Wir nennen die häufigsten Stolperfallen und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Majestic Software Solutions

25. Februar 2026

6 Min. Lesezeit

Warum so viele Betriebe mit ihrer Software unzufrieden sind

Rechnungssoftware gibt es wie Sand am Meer. Lexoffice, sevDesk, FastBill, Billomat, Debitoor, Zervant — die Liste ist lang. Trotzdem hören wir von Handwerkern und GaLaBau-Betrieben immer wieder dieselbe Klage: 'Die Software passt nicht zu uns.' Das liegt selten daran, dass die Programme schlecht wären. Es liegt daran, dass sie für andere Zielgruppen entwickelt wurden — Freelancer, Online-Händler, Agenturen. Die Anforderungen eines Gärtners, der auf drei Baustellen gleichzeitig arbeitet und abends noch die Rechnungen schreiben muss, sind fundamental anders.

Problem 1: Zu komplex für den Einstieg

Viele Programme überfordern mit Funktionen, die ein kleiner Betrieb nicht braucht. Doppelte Buchführung, Bilanzierung, Anlagevermögen, Mehrwährung — das ist für einen GaLaBau-Betrieb mit fünf Mitarbeitern irrelevant. Die Folge: Statt produktiv zu arbeiten, kämpft man sich durch Menüs und Einstellungen, die man nie brauchen wird. Eine gute Software für Handwerksbetriebe sollte das Wesentliche in den Vordergrund stellen: Rechnung erstellen, Kunde anlegen, Zahlung erfassen. Alles andere ist optional.

Problem 2: Keine branchenspezifischen Funktionen

Ein Webdesigner braucht Stundensätze und Projektabrechnung. Ein GaLaBau-Betrieb braucht Aufmaße, Pflegeverträge und Materialzuschläge. Die meisten Rechnungsprogramme bieten eine generische Positionsliste — aber keine Unterstützung für branchenspezifische Abläufe. Das Ergebnis: Man baut sich Workarounds in Excel und nutzt die Software nur als 'PDF-Generator'. Der eigentliche Mehrwert geht verloren.

Problem 3: Kein DATEV-Export oder inkompatibles Format

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist für viele Betriebe der Engpass. Wenn die Software keinen DATEV-Export bietet — oder einen, der nicht korrekt formatiert ist — muss der Steuerberater die Buchungen manuell nacherfassen. Das kostet den Steuerberater Zeit, die er Ihnen in Rechnung stellt. Ein DATEV-Export, der tatsächlich funktioniert (Buchungsstapel, Debitoren, Kreditoren im richtigen Kontenrahmen), sollte kein Premium-Feature sein, sondern Standard.

Problem 4: Daten sind eingesperrt

Vendor Lock-in ist ein reales Problem. Manche Anbieter machen es bewusst schwer, Daten zu exportieren oder zu einem anderen System zu wechseln. Fragen Sie vor der Anschaffung: Kann ich alle meine Daten jederzeit vollständig exportieren? In welchem Format? Wie lange habe ich nach einer Kündigung Zugriff auf meine Daten? Ihre Rechnungen, Kundendaten und Buchhaltung gehören Ihnen — nicht dem Softwareanbieter.

Bei Majestic können Sie jederzeit alle Daten vollständig exportieren — als CSV, PDF-Archiv oder DATEV-Format. Nach einer Kündigung bleiben Ihre Daten 90 Tage verfügbar.

Problem 5: Schlechter oder teurer Support

Wenn Sie um 19 Uhr am Freitag eine dringende Rechnung verschicken müssen und etwas nicht funktioniert, hilft ein Support, der nur Mo–Fr 9–17 Uhr erreichbar ist, wenig. Noch ärgerlicher: Manche Anbieter bieten persönlichen Support nur in teureren Tarifen an. Prüfen Sie, welche Supportkanäle im Preis enthalten sind und wie schnell die Reaktionszeiten sind.

Problem 6: Keine GoBD-Konformität

Ein überraschendes Problem: Nicht jede Rechnungssoftware ist automatisch GoBD-konform. Die GoBD verlangen unter anderem, dass Dokumente unveränderbar archiviert werden, Änderungen protokolliert werden und eine Verfahrensdokumentation vorliegt. Manche einfachen Tools speichern Rechnungen als veränderbare Dateien ohne Audit-Trail. Im Falle einer Betriebsprüfung kann das teuer werden. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter eine GoBD-Konformitätserklärung vorweisen kann.

Problem 7: Versteckte Kosten und eingeschränkte Tarife

Ein Tarif für 'ab 9 Euro monatlich' klingt attraktiv — bis man feststellt, dass darin nur 5 Rechnungen pro Monat enthalten sind, der DATEV-Export 15 Euro extra kostet und die API-Anbindung nur im Enterprise-Tarif verfügbar ist. Vergleichen Sie nicht nur die Einstiegspreise, sondern die Gesamtkosten für Ihren tatsächlichen Bedarf. Wie viele Rechnungen und Kunden sind enthalten? Welche Funktionen kosten extra? Gibt es Limits, die Sie im Wachstum einschränken?

Problem 8: Fehlende E-Rechnungsfähigkeit

Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 ist die Fähigkeit, XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen und zu empfangen, kein Nice-to-have mehr. Trotzdem unterstützen nicht alle Programme beide Formate oder setzen die E-Rechnungsfunktion nur halbherzig um. Prüfen Sie vor der Auswahl: Kann die Software XRechnung und ZUGFeRD erzeugen? Kann sie eingehende E-Rechnungen importieren und verarbeiten? Werden die Formate bei Updates aktuell gehalten?

Tipp: Testen Sie jede Software ausgiebig, bevor Sie sich festlegen. Eine kostenlose Testphase ohne Zahlungsdaten-Pflicht ist ein gutes Zeichen — der Anbieter vertraut darauf, dass sein Produkt überzeugt.

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